MÉT GIÁ TÀI LIỆU LÀ GÌ

MỤC LỤC VĂN BẢN
*

BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------

Số: 283/VTLTNN-NVTW V/v ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

Hà Nội, ngày 19 tháng5 năm 2004

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW.

Bạn đang xem: Mét giá tài liệu là gì

Căn cứ Điều 10 Nghị định số111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thihành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Để công tác chỉnh lý tài liệu hành chính tại lưutrữ lịch sử các cấp và lưu trữ hiện hành của các cơ quan nhà nước, tổ chứcchính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) trong phạmvi toàn quốc được thực hiện một cách khoa học và thống nhất, Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước ban hành kèm theo Công văn này bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính.

Để phổ biến rộng rãi bản Hướng dẫn này, Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sao gửi tiếpcho các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướngmắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đểcùng phối hợp giải quyết./.

Nơi nhận: - Như trên; - Bộ trưởng Bộ Nội vụ (b/c); - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - Cơ quan TƯ các Đoàn thể; - Cục Lưu trữ VP TW Đảng; - Lãnh đạo Cục (4); - Các đơn vị thuộc Cục; - Lưu VT, NVTW (5).

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Dương Văn Khảm

HƯỚNG DẪN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆUHÀNH CHÍNH(Ban hành theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước)

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

- Hướng dẫn này được áp dụng để chỉnh lý cácphông hoặc khối tài liệu hành chính tiếng Việt được hình thành trong quá trìnhhoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổchức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọichung là cơ quan, tổ chức) tại lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ hiện hành củacác cơ quan, tổ chức.

- Khi chỉnh lý tài liệu hành chính tiếng Phápthuộc thời kỳ Pháp thuộc ở Việt Nam và Đông Dương, tài liệu khoa học và côngnghệ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu xuất xứ cá nhân, có thể vận dụng Hướngdẫn này nhưng cần được bổ sung cho phù hợp với đặc thù của mỗi loại hình tài liệu.

- Tài liệu phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băngâm thanh, đĩa âm thanh và tài liệu trên các vật mang tin khác không thuộc phạmvi áp dụng của Hướng dẫn này.

2. Khái niệm, mục đích, yêu cầu chỉnh lý

a) Khái niệm:

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo mộtphương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồihoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm cáccông cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

b) Mục đích:

- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặckhối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi chocông tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu;

- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ,qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phươngtiện bảo quản.

c) Yêu cầu:

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổchức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tìnhhình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiệnchỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).

Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt đượccác yêu cầu sau:

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệuđối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệuhết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử;

- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu;cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra đểtiêu huỷ.

3. Nguyên tắc chỉnh lý:

- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từngđơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện,phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trìnhtự theo dõi, giải quyết công việc.

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đượccác hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịchsử của tài liệu.

II. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ

1. Giao nhận tài liệu

- Đối với những lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiệnhành có bộ phận quản lý kho riêng và bộ phận chỉnh lý tài liệu riêng thì khi xuấttài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành giao nhận tài liệu. Số lượngtài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng đối với các phông hoặc khốitài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồsơ hoặc đơn vị bảo quản.

- Việc giao nhận tài liệu phải được lập thànhbiên bản theo mẫu đính kèm (Phụ lục 1).

2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địađiểm chỉnh lý

Để hạn chế tác hại do bụi bẩn từ tài liệu gây rađối với người thực hiện, trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệubằng cách dùng các loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộphoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu.

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần lưu ýtránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng nhưcác hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời,không làm hư hại tài liệu.

3. Khảo sát tài liệu

a) Mục đích, yêu cầu

- Mục đích của việc khảo sát tài liệu là nhằmthu thập thông tin cần thiết về tình hình củaphông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, làmcơ sở cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hànhsưu tầm, thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu để bổ sung cho phông và thựchiện chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra.

- Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõnhững vấn đề sau:

+ Tên phông; giới hạn thời gian: thời gian sớmnhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;

+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số métgiá; số cặp, gói tài liệu và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệuđã được lập hồ sơ sơ bộ);

+ Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồmnhững loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; ngoài ra, trong phông hoặc khối tài liệuđưa ra chỉnh lý còn có những loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghiâm...); …

+ Nội dung của tài liệu: tài liệu của những đơnvị hay thuộc về những mặt hoạt động nào; những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sựkiện quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phảnánh trong tài liệu;

+ Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa rachỉnh lý:

Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ,xác định giá trị…;

Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu;

+ Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu.

b) Trình tự tiến hành:

Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồsơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin banđầu về tài liệu.

Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu.Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân công mỗi người khảo sát một phần.

Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáokết quả khảo sát theo Đề cương biên soạn đính kèm (Phụ lục 2).

4. Thu thập, bổ sung tài liệu

Qua khảo sát tài liệu, nếu phát hiện thành phầntài liệu của phông còn thiếu, cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiệnchỉnh lý. Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác địnhcăn cứ các yếu tố sau:

- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệuđưa ra chỉnh lý;

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức - đơnvị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liênquan;

- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;

- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộphận và cá nhân (nếu có).

Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan,đơn vị; các đơn vị, cá nhân được giao giải quyết công việc; những người đã nghỉhưu hoặc chuyển công tác; cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trựcthuộc...

5. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lývà lập kế hoạch chỉnh lý

5.1. Biên soạn bản lịch sử đơn vị hìnhthành phông và lịch sử phông

Lịch sử đơn vị hình thành phông là bảntóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khốitài liệu.

Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặcđiểm của phông tài liệu.

- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sửphông phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; nhữnglần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạtđộng của đơn vị hình thành phông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý nhằm mụcđích:

+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lýphù hợp;

+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướngdẫn nghiệp vụ cụ thể trong chỉnh lý như: hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướngdẫn xác định giá trị tài liệu và phương án phân loại tài liệu;

+ Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnhlý nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thànhphông và về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

- Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảotư liệu liên quan về đơn vị và về phông tài liệu sau:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bảnkhác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập…; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành;

+ Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việcvà chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông;

+ Các biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến;

+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

+ Các tư liệu khác có liên quan.

- Ngoài ra, có thể thu thập thông tin cần thiếttừ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sửphông có thể biên soạn riêng hoặc gộp làm một, bao gồm 2 phần với những nộidung cụ thể theo Đề cương biên soạn đính kèm (Phụ lục 3).

5.2. Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lậphồ sơ

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướngdẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành cácnhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phươngpháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiệnviệc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thốngnhất.

Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiếnphân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu củaphông.

Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ bao gồm 2 phầnchính: hướng dẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ (Đề cương biên soạnđính kèm - Phụ lục 4)

a) Phần 1. Hướng dẫn phân loại tài liệu

Nội dung của phần này bao gồm phương án phân loạitài liệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phônghoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hayđưa tài liệu vào các nhóm thích hợp.

- Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loạitài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trêncơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vàotình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu, qua việc nghiên cứu bản lịch sửđơn vị hình thành phông và lịch sử phông và báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;đồng thời, căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu saunày. Tuỳ thuộc từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trongnhững phương án phân loại tài liệu sau:

+ Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng,nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận tương đối rõ ràng, ổn định;

+ Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;

+ Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổinhưng có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định;

+ Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng,nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hìnhthành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;

+ Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian -vấn đề”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu;đối với tài liệu phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu lưu trữ.

- Theo phương án phân loại đã lựa chọn, các nhómlớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ có thể như sau:

+ Theo phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”:các đơn vị tổ chức của đơn vị hình thành phông; năm; các lĩnh vực hoặc nội dunghoạt động lớn của các đơn vị tổ chức;

+ Theo phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”:năm; các đơn vị tổ chức của đơn vị hình thành phông; các lĩnh vực hoặc nội dunghoạt động lớn của các đơn vị tổ chức;

+ Theo phương án “mặt hoạt động - thời gian”: mặthoạt động; năm; các lĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn trong phạm vi một mặthoạt động;

+ Theo phương án “thời gian - mặt hoạt động”:năm; mặt hoạt động; các lĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn trong phạm vi mộtmặt hoạt động.

b) Phần 2. Hướng dẫn lập hồ sơ

Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm:

- Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp cácvăn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tácgiả, cơ quan giao dịch, thời gian v.v.. thành hồ sơ đối với những phông hoặc khốitài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ.

- Hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối vớinhững phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầyđủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra).

- Hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ:

Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản,phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nhưng cần ngắngọn, rõ ràng, chính xác và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. Các yếu tốthông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nộidung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu tố trên có thể thay đổi tuỳ theo từngloại hồ sơ. Dưới đây là một số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu:

+ Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tácgiả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thườngkỳ của cơ quan, ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm1970 của Bộ Vật tư.

Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch nhà nướcnăm 1962 của Bộ Công nghiệp.

+ Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thờigian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề,ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Bộ Nội vụ vềkiện toàn chính quyền các cấp sau sửa sai cải cách ruộng đất năm 1959.

+ Tập lưu (quyết định, chỉ thị, thông tư, côngvăn v.v...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bảnđi của cơ quan, ví dụ:

Tập lưu công văn quý I năm 2002 của UBND tỉnhVĩnh Phúc.

+ Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả(cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối vớihồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ:

+ Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụngđối với loại hồ sơ việc mà văn bản về quá trình giải quyết công việc còn lưu đượckhá đầy đủ, ví dụ:

Hồ sơ về việc nâng lương năm 1998.

+ Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhânsự, ví dụ:

Hồ sơ của Nguyễn Văn A.

- Hướng dẫn sắp xếp văn bản, tài liệu bên tronghồ sơ:

Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫncụ thể về việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhấtđịnh, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giảiquyết công việc trong thực tế. Sau đây là một số cách sắp xếp văn bản, tài liệutrong hồ sơ:

+ Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối vớinhững hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản.

+ Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo;theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo;hồ sơ việc.

+ Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vầnABC... tên gọi tác giả, tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản củanhiều tác giả; của các tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là nhữngcơ quan cùng cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau, ví dụ:

Tập tài liệu của BCH TW Đảng, Quốc hội, Chính phủchỉ đạo bầu cử Quốc hội năm 2002. Trong hồ sơ này, văn bản được sắp xếp theo tầmquan trọng của tác giả văn bản.

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch cung ứngvật tư kỹ thuật cho các tỉnh biên giới phía Bắc năm 1979 của các Tổng Công tythuộc Bộ Vật tư. Trong hồ sơ này, văn bản được sắp xếp theo vần ABC... tên gọicác Tổng Công ty: Tổng công ty Hoá chất, Tổng Công ty Kim khí, Tổng Công ty Thiếtbị phụ tùng, Tổng Công ty Xăng dầu.

Báo cáo công tác tuyển sinh các cấp năm học2001-2002 của Phòng Giáo dục các huyện, thị xã thuộc tỉnh Quảng Bình. Trong hồsơ này, các báo cáo được sắp xếp theo vần ABC... tên Phòng Giáo dục các huyện,thị xã: Phòng Giáo dục huyện Bố Trạch, Phòng Giáo dục thị xã Đồng Hới, PhòngGiáo dục huyện Lệ Thuỷ, Phòng Giáo dục huyện Minh Hoá...

5.3. Biên soạn bản hướng dẫn xác định giátrị tài liệu

- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phảiđược biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu;những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khốitài liệu đưa ra chỉnh lý.

- Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệubao gồm 2 phần chính: phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảoquản hoặc loại ra khỏi phông và phần hướng dẫn cụ thể được dùng làm căn cứ đểnhững người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và định thời hạnbảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất (Đề cương biên soạn đính kèm - Phụ lục5).

- Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giátrị tài liệu gồm:

+ Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác địnhgiá trị tài liệu;

+ Các quy định của pháp luật có liên quan đến thờihạn bản quản tài liệu;

+ Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu như bảngthời hạn bảo quản văn kiện mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặccủa cơ quan (nếu có);

+ Các bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệuthuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp;

+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thànhphông (nếu có);

+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sửphông và hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;

+ Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến của các cán bộ,công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn.

5.4. Lập kế hoạch chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dungcông việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnhlý (Đề cương biên soạn đính kèm - Phụ lục 6).

Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn vớinhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụthể.

Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnhlý phải được người có thẩm quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông quavà có thể bổ sung, hoàn thiện trong quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế.

III. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

1. Phân loại tài liệu

Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiếnhành phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:

Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn;

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thànhcác nhóm vừa;

Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thànhcác nhóm nhỏ.

Trong quá trình phân chia tài liệu thành cácnhóm, nếu phát hiện thấy có bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu cógiá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung chophông đó.

2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với phông tài liệu chưa đượclập hồ sơ

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫnphân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lậphồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trongmỗi hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hếtgiá trị. Đối với tài liệu hết giá trị, cũng phải viết tiêu đề tóm tắt để thốngkê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị baohàm thuộc hồ sơ nào phải được xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồsơ sau khi đã được kiểm tra.

Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quádày, cần phân chia thành các đơn vị bảo quản một cách hợp lý.

b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ

Đối với phông tài liệu đã được lập hồ sơ, căn cứbản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợpvới xác định giá trị và định thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ được lậpchưa đạt yêu cầu nghiệp vụ.

Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiệncần được để trong một tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh một số tạm thời;đồng thời, ghi số đó và những thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ (như tên viết tắtcủa các nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạnbảo quản và thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ) lên mộttấm thẻ tạm hoặc một phiếu tin (Mẫu phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tintham khảo Phụ lục 7 đính kèm).

3. Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và xây dựng cơ sơdữ liệu (CSDL) quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá có thể tiếnhành một cách độc lập đối với các phông tài liệu đã được chỉnh lý. Tuy nhiên, đốivới các phông tài liệu chưa được chỉnh lý, nội dung này nên được kết hợp trongquá trình chỉnh lý.

Phiếu tin hồ sơ hay phiếu mô tả hồ sơ làbiểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản. Mỗithông tin hoặc nhóm thông tin được ghi trên một ô mục (hay còn gọi là trường) củaphiếu tin. Phiếu tin được dùng để nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý vàtra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá. Ngoài ra, phiếu tin còn được sử dụngthay thế cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ của phông.

Các thông tin cơ bản về một hồ sơ hoặc một đơn vịbảo quản trên phiếu tin gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưutrữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tàiliệu; thời hạn bảo quản và chế độ sử dụng.

Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu của mỗi cơ quan, tổchức trong việc quản lý, tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ, có thể bổ sung cácthông tin như ngôn ngữ; bút tích; tình trạng vật lý; v.v.... (chi tiết xem Phụlục 7 đính kèm).

4. Hệ thống hoá hồ sơ

Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trongphạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừatrong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệuvà đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quảncủa phông theo số thứ tự tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra vàtiến hành chỉnh sửa đối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùngtoàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giátrị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính xác hoặc không thống nhất.

5. Biên mục hồ sơ

Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:

a) Đánh số tờ:

Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh sốthứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơnvị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tàiliệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với nhữngtờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữcái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờsố 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.

Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vịbảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vịbảo quản đó.

b) Viết mục lục văn bản:

c) Viết chứng từ kết thúc:

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từkết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ cóthời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).

d) Viết bìa hồ sơ:

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

- Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vịhình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọinhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiệnđể lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thànhphông;

- Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp vàđúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

- Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bềnmàu.

6. Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làmphẳng tài liệu

- Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạchtài liệu;

- Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, mócchuyên dùng… để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu;

- Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bịquăn, gấp, nhàu.

7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷtài liệu hết giá trị

7.1. Thống kê tài liệu hết giá trị

- Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trìnhchỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và đượcthống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm (Phụ lục 8). Khithống kê tài liệu loại cần lưu ý:

+ Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trìnhchỉnh lý được đánh số liên tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông;

+ Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánhsố riêng, từ 01 đến hết.

7.2. Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại

- Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trìnhchỉnh lý phải được hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểmtra, cấp có thẩm quyền thẩm định.

- Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu đượcyêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợphoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị vềmọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền ra quyếtđịnh tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ đềnghị tiêu huỷ tài liệu gồm:

+ Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyếtminh tài liệu loại;

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệucủa cơ quan, tổ chức;

+ Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.

8. Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp);viết và dán nhãn hộp (cặp)

- Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toànbộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếutin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông:

+ Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnhlý lần đầu: từ số 01 cho đến hết;

+ Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếptheo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệuđó trong đợt chỉnh lý trước.

- Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

- Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp(cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc.Nhãn được in sẵn theo mẫu đính kèm (Phụ lục 9), có thể in trực tiếp lên gáy gộphoặc in riêng theo kích thước phù hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựngtài liệu.

9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ,tài liệu

9.1. Lập mục lục hồ sơ

Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm những nội dungsau:

- Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắtvề lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệuvà kết cấu của mục lục hồ sơ.

- Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫnvấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sửdụng trong mục lục.

- Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm,đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vàomáy và in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu củaphông (nếu CSDL được xây dựng kết hợp với việc chỉnh lý tài liệu).

- Đóng quyển mục lục (ít nhất 03 bộ) để phục vụcho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu.

9.2. Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồsơ, tài liệu tự động hoá

Việc xây dựng (CSDL) quản lý và tra tìm hồ sơ,tài liệu lưu trữ tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước.

IV. KẾT THÚC CHỈNH LÝ

1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý

- Căn cứ để kiểm tra gồm:

+ Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý;

+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành;

+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

+ Hợp đồng chỉnh lý (nếu có);

+ Biên bản giao nhận tài liệu để chỉnh lý;

+ Kế hoạch chỉnh lý.

- Nội dung kiểm tra:

+ Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; mụclục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) và danh mụctài liệu loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý;

+ Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.

- Lập biên bản kiểm tra, nghiệm thu chỉnh lý(nếu cần).

2. Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vàokho và sắp xếp lên giá

- Bàn giao tài liệu:

+ Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mụclục hồ sơ;

+ Tài liệu loại ra để tiêu huỷ được bàn giaotheo danh mục tài liệu loại;

+ Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung chophông.

- Lập biên bản giao nhận tài liệu theo mẫu đínhkèm (Phụ lục 1).

- Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếplên giá.

3. Tổng kết chỉnh lý

3.1. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, trong đótrình bày tóm tắt về:

a) Những kết quả đạt được:

- Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạngtài liệu trước khi chỉnh lý;

- Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó:

+ Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồsơ bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời (hoặc bảo quản cóthời hạn);

+ Số lượng tài liệu loại ra để tiêu huỷ: bó hoặcgói, tập và tính theo mét giá;

+ Số lượng tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổsung cho phông;

- Chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầunghiệp vụ.

b) Nhận xét, đánh giá:

- Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch;

- Những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình chỉnhlý;

- Kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.

3.2. Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnhlý

Hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao gồm:

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnhlý;

- Mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thốngkê, tra cứu khác (nếu có);

- Danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặckhối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh;

- Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý./.

PHỤ LỤC 1:

BIÊN BẢN GIAO NHẬNTÀI LIỆU

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------

………., ngày tháng năm 200…..

BIÊN BẢN GIAONHẬN TÀI LIỆU

- Căn cứ Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng 5năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành bản Hướng dẫn chỉnhlý tài liệu hành chính;

- Căn cứ: .............……………………(1)……………………………...….

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: ………………………(2)…………………..…,đại diện là:

- Ông (bà): ...................................................……....................................

Chức vụ công tác/chức danh:....................................……………............

- Ông (bà):.................................................................……......................

Chức vụ công tác/chức danh:..................................……...........................

BÊN NHẬN: ………………………(3)……………………, đại diện là:

- Ông (bà):.......……................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh:.......................................……......................

- Ông (bà):.........................................................……...............................

Chức vụ công tác/chức danh:...............................……..............................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu …………(4)…………..……..với những nội dung cụ thể như sau:

1. Tên phông (hoặc khối) tài liệu:....................................................…......

2. Thời gian của tài liệu: ............................................................................

3. Thành phần và số lượng tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp):...................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):...........………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. mét

3.2. Tài liệu khác (nếu có):........................................................................

.................................................................................……………………….…...

4. Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèmtheo (5):

.................................................................................……………………….…...

Xem thêm: Cách Add Template Vào Powerpoint 2010 Đơn Giản, Dễ Dàng, Cách Chèn, Thêm Slide Template Vào Powerpoint

.................................................................................…………………….……...

.................................................................................…………………….……...

Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữmột bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Xác nhận củacơ quan, tổ chức (6)

(chức vụ, chữkí của người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu)

___________________________

Ghi chú:

1 Căn cứ kế hoạch công tác hoặc hợp đồngchỉnh lý tài liệu v.v…

2, 3 Ghi tên của lưu trữ trực tiếp quảnlý tài liệu, chẳng hạn như Phòng Lưu trữ Bộ …, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ……., Lưutrữ Sở/Ban …….., Lưu trữ Công ty …….., v.v… và tên của cơ quan, tổ chức hoặcđơn vị (nếu có) thực hiện chỉnh lý tài liệu.

4 Mục đích hay ghi rõ lý do giao nhận:để chỉnh lý hoặc sau khi chỉnh lý.

5 Liệt kê các công cụ tra cứu và tàiliệu liên quan kèm theo (nếu có) như:

- Mục lục tài liệu nộp lưu;

- Các công cụ tra tìm khác như bộ thẻ, cơ sở dữliệu tra tìm tự động...;

- Các tài liệu liên quan khác như bản lịch sử đơnvị hình thành phông và lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫnxác định giá trị tài liệu v.v....

6 Xác nhận của cơ quan, tổ chức quảnlý tài liệu (trong những trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu không cócon dấu riêng).

PHỤ LỤC 2:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU

BÁO CÁO KẾT QUẢKHẢO SÁT TÀI LIỆU

1. Tên phông tài liệu:......................................................................................

2. Giới hạn thời gian của tài liệu:......................... ...........................…….....

3. Khối lượng tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp):.............................................…….....................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...........……………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. mét.

3.2. Tài liệu khác (nếu có).

4. Thành phần và nội dung của tài liệu:

4.1. Thành phần tài liệu: ngoài tài liệuhành chính, trong phông hoặc khối tài liệu còn có những loại tài liệu gì (tàiliệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...).

4.2. Nội dung của tài liệu: tài liệu củanhững đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào; những lĩnh vực, vấn đề chủyếu gì.

5. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

5.1. Mức độthiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

5.2. Mức độxử lý về nghiệp vụ: phânloại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

5.3. Tìnhtrạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

6. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).

……….……., ngày tháng năm 200.….

Người khảo sát

(Ký tên)

PHỤ LỤC 3:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

LỊCH SỬ ĐƠN VỊHÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

............................................................................................

Giai đoạn: ....................................

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hìnhthành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc (cần nêu rõsố, ký hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của văn bản thành lập cơ quan, tổ chức);

2. Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chứcnăng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;

3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơnvị hình thành phông đã ngừng hoạt động);

4. Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư(nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư) củacơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếu có).

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời gian của tài liệu.

2. Khối lượng tài liệu:

2.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………...….;

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):…………………………………..;

- Quy ra mét giá: .............. mét.

2.2. Tài liệu khác (nếu có).

3. Thành phần và nội dung của tài liệu:

3.1. Thành phần tài liệu:

- Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản,giấy tờ chủ yếu gì;

- Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghiâm...) (nếu có).

3.2. Nội dung của tài liệu, nêu cụ thể:

- Tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc vềmặt hoạt động nào;

- Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quantrọng gì trong hoạt động của đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.

4. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữcủa cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có);

4.2. Mức độthiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

4.3. Mức độxử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

4.4. Tìnhtrạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

5. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).

6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

Phê duyệt

(của người có thẩm quyền hoặc người có trách nhiệm (nếu có))

(Ký tên)

.……., ngày tháng năm 200.….

Người biên soạn

(Ký tên)

PHỤ LỤC 4:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ

HƯỚNG DẪN PHÂNLOẠI, LẬP HỒ SƠ

Phông.....................……...............................

Giai đoạn:.................................

I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1. Phương án phân loại tài liệu:

- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịchsử phông;

- Căn cứ tìnhhình thực tế tài liệu của phông;

- Căn cứ yêu cầutổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu,

Tài liệu phông.........................................................…… được phân loại theophương án ………………….…………………... ; cụ thể như sau:

I. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 1

1.1. Tên nhóm vừa 1

1.1.1. Tên nhóm nhỏ 1

1.1.2. Tên nhóm nhỏ 2

1.1.3. Tên nhóm nhỏ 3

1.2. Tên nhóm vừa 2

....................................

II. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 2

2.1. Tên nhóm vừa 1

2.1.1. Tên nhóm nhỏ 1

2.1.2. Tên nhóm nhỏ 2

2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3

2.2. Tên nhóm vừa 2

.........................................

III. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3

3.1. Tên nhóm vừa 1

.........................................

3.2. Tên nhóm vừa 2

...........................................

IV. .....................................

............................................

2. Hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân loạitài liệu:

Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế củaphông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết,cụ thể về việc phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ đểnhững người tham gia phân loại tài liệu thực hiện thống nhất.

II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ

Trình bày các hướng dẫn chi tiết về:

1. Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồsơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưađược lập hồ sơ;

2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với nhữngphông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ(chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ);

3. Việc viết tiêu đề hồ sơ;

4. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồsơ;

5. Việc biên mục hồ sơ.

Phê duyệt

của người có thẩm quyền hoặc người có trách nhiệm (nếu có)

(Ký tên)

.……., ngày tháng năm 200.….

Người biên soạn

(Ký tên)

PHỤ LỤC 5:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN XÁCĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Phông.....................................................

Giai đoạn:...............................

Căn cứ ...... (nêu các căn cứ được vận dụng đểbiên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông ......,

Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trong quá trình chỉnhlý phông ................. được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

A. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn,lâu dài: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ,tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài.

B. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu cóthời hạn bảo quản tạm thời.

C. Nhóm tài liệu loại ra khỏi phông: liệtkê cụ thể những loại tài liệu loại rakhỏi phông, gồm:

I.Tài liệu hết giá trị

II. Tài liệu trùng thừa

III. Tài liệu bị bao hàm

IV. Tài liệu không thuộc phông

Ngoài ra, trong văn bản này, cần trình bày nhữnghướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảoquản cho từng hồ sơ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện được thống nhất.

PHỤ LỤC 6:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNKẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

KẾ HOẠCH CHỈNHLÝ TÀI LIỆU

Phông ……..............................….

Giai đoạn:.............................

1. Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý

- Tổ chức khoa học tài liệu phông .......... phụcvụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu của phông.

- Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính ban hành theo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quátrình chỉnh lý.

2. Nội dung công việc, phân công trách nhiệmvà thời hạn hoàn thành

Stt

Nội dung công việc

Người thực hiện

Người phối hợp

Thời hạn

1

Giao nhận tài liệu

...........

..........

.......

2

Khảo sát tài liệu và viết báo cáo kết quả khảo sát

...........

..........

.......

3

Vệ sinh sơ bộ tài liệu

...........

..........

.......

4

.............................

...........

..........

.......

Các nội dung, các bước công việc và thời gian thựchiện cần được xác định cụ thể và phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng.

3. Chuẩn bị địa điểm, phương tiện và vănphòng phẩm phục vụ chỉnh lý:

a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phònglàm việc, bàn ghế và phương tiện khác.

b) Văn phòng phẩm (giấy, bút bi,bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thướckẻ....).

4. Kinh phí chỉnh lý:

Tổng số:

Trong đó:

- Thuê lao động thực hiện chỉnh lý:

- Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnhlý:

- Chi khác:

Phê duyệt

của người có thẩm quyền hoặc người có trách nhiệm (nếu có)

(Ký tên)

.……., ngày tháng năm 200.….

Người lập kế hoạch

(Ký tên)

PHỤ LỤC 7:

MẪU PHIẾU TIN VÀ HƯỚNG DẪN BIÊN MỤC PHIẾU TIN TÀILIỆU HÀNH CHÍNH

MẪU PHIẾU TINTÀI LIỆU HÀNH CHÍNH

(Trình bàytrên 2 mặt của tờ giấy khổ A5: 148 mm x 210 mm)

Mặt trước

PHIẾU TIN

1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ:.............................................................................

2. Tên (hoặc mã)phông:.....................................................................................

............................................................................................................................

3. Số lưu trữ: a. Mục lục số:...............................................................................

b. Hộp số:...........................………………………...............

c. Hồ sơ số:........................................................................

4. Ký hiệu thông tin:.............................................................................................

.........................................................................................................................….

5. Tiêu đề hồsơ:..................................................................................................

...........................................................................................................................…

.................................................................................................................…..........

........................................................................................................................…...

6. Chú giải:.......................................................................................….................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

............................................................................................................................…

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

................................................................................................................................

Mặt sau

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

7. Thời gian của tài liệu:..........................................................................…............

a. Bắt đầu:....................................... b. Kết thúc:...............................….................

8. Ngôn ngữ: ..................................................................................................…......

9. Bút tích:........................................................................................................…....

..................................................................................................................................

10. Số lượng tờ:..........................................