MÉT GIÁ TÀI LIỆU LÀ GÌ

MỤC LỤC VĂN BẢN
*

BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự vì - Hạnh phúc ---------

Số: 283/VTLTNN-NVTW V/v phát hành Bản lý giải chỉnh lý tài liệu hành chính

thủ đô, ngày 19 tháng5 năm 2004

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, phòng ban ở trong Chính phủ; - Ủy Ban Nhân Dân những tỉnh, tỉnh thành trực ở trong TW.

Bạn đang xem: Mét giá tài liệu là gì

Căn cứ đọng Điều 10 Nghị định số111/2004/NĐ-CP.. ngày thứ 8 tháng bốn năm 2004 của Chính phủ phép tắc chi tiết thihành một số điều của Pháp lệnh tàng trữ quốc gia;

Để công tác làm việc chỉnh lý tài liệu hành chủ yếu tại lưutrữ lịch sử các cấp và lưu trữ hiện hành của các phòng ban bên nước, tổ chứcchính trị-xã hội, tổ chức làng hội, tổ chức triển khai xã hội-nghề nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính,đơn vị chức năng thiết bị quần chúng (sau đây Hotline bình thường là những ban ngành, tổ chức) trong phạmvi cả nước được triển khai một giải pháp công nghệ và thống duy nhất, Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước phát hành đương nhiên Công văn uống này bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính.

Để phổ biến rộng rãi phiên bản Hướng dẫn này, Cục Văntlỗi cùng Lưu trữ bên nước đề nghị những Bộ, ban ngành ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhlấp và Uỷ ban nhân dân những thức giấc, thành phố trực thuộc Trung ương sao gửi tiếpcho các ban ngành, tổ chức triển khai trực thuộc phạm vi làm chủ của bản thân mình.

Trong quá trình tiến hành, nếu như có trở ngại, vướngmắc, đề nghị những ban ngành, tổ chức triển khai đề đạt về Cục Vnạp năng lượng tlỗi cùng Lưu trữ công ty nước đểthuộc phối hợp giải quyết./.

Nơi nhận: - Nhỏng trên; - Bộ trưởng Bộ Nội vụ (b/c); - Vnạp năng lượng chống Quốc hội; - Văn chống Chủ tịch nước; - Viện Kiểm tiếp giáp quần chúng. # về tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - Cơ quan lại TƯ những Đoàn thể; - Cục Lưu trữ VP. TW Đảng; - Lãnh đạo Cục (4); - Các đơn vị chức năng trực thuộc Cục; - Lưu VT, NVTW (5).

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Dương Vnạp năng lượng Khảm

HƯỚNG DẪN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆUHÀNH CHÍNH(Ban hành theo Công vnạp năng lượng số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn tlỗi và Lưu trữ công ty nước)

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Đối tượng cùng phạm vi áp dụng

- Hướng dẫn này được áp dụng để chỉnh lý cácfont hoặc kăn năn tài liệu hành chính giờ Việt được có mặt trong vượt trìnhhoạt động của những ban ngành đơn vị nước, tổ chức chủ yếu trị-xóm hội, tổ chức thôn hội, tổchức làng hội-nghề nghiệp và công việc, tổ chức triển khai kinh tế, đơn vị vũ trang quần chúng. # (dưới đây gọiphổ biến là ban ngành, tổ chức) tại tàng trữ lịch sử các cung cấp với lưu trữ hiện hành củacác cơ sở, tổ chức.

- Khi chỉnh lý tư liệu hành chủ yếu giờ đồng hồ Phápnằm trong thời kỳ Pháp thuộc làm việc cả nước cùng Đông Dương, tư liệu khoa học cùng côngnghệ, tư liệu thi công cơ bạn dạng, tư liệu nguồn gốc cá nhân, hoàn toàn có thể vận dụng Hướngdẫn này tuy nhiên cần được bổ sung đến cân xứng với đặc điểm của mỗi mô hình tài liệu.

- Tài liệu phim, hình họa, băng hình, đĩa hình, băngâm thanh hao, đĩa âm thanh khô với tư liệu bên trên những đồ với tin không giống ko trực thuộc phạmvi áp dụng của Hướng dẫn này.

2. Khái niệm, mục tiêu, từng trải chỉnh lý

a) Khái niệm:

Chỉnh lý tư liệu là tổ chức triển khai lại tư liệu theo mộtgiải pháp phân loại khoa học, trong số đó triển khai chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồihoặc lập mới hồ nước sơ; khẳng định giá bán trị; khối hệ thống hoá làm hồ sơ, tài liệu cùng có tác dụng cáchiện tượng tra cứu giúp so với fonts hoặc khối hận tư liệu giới thiệu chỉnh lý.

b) Mục đích:

- Tổ chức thu xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặckhối hận tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý một giải pháp kỹ thuật sinh sản ĐK thuận tiện chocông tác làm việc quản lý, bảo vệ và khai thác, thực hiện tài liệu;

- Loại ra mọi tài liệu hết quý giá nhằm tiêu huỷ,qua đó, đóng góp thêm phần nâng cao tác dụng thực hiện kho báu cùng trang sản phẩm, phươngtiện bảo quản.

c) Yêu cầu:

Tuỳ theo ĐK cụ thể của từng cơ quan, tổchức (kinh phí đầu tư, thời gian, lực lượng lao động, chuyên môn cán cỗ, đại lý thứ chất) cùng tìnhhình khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiệnchỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số quy trình của quá trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).

Tài liệu sau khoản thời gian chỉnh lý hoàn chỉnh đề xuất đạt đượcnhững đề nghị sau:

- Phân nhiều loại cùng lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho làm hồ sơ, tài liệuđối với tàng trữ hiện tại hành; xác minh tài liệu buộc phải bảo vệ dài lâu với tài liệuhết quý giá đề nghị các loại ra nhằm tiêu huỷ đối với tàng trữ lịch sử;

- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

- Lập các chính sách tra cứu: mục lục làm hồ sơ, tài liệu;cơ sở dữ liệu với hình thức tra cứu vãn khác Ship hàng mang lại câu hỏi thống trị, tra cứu vớt sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu không còn quý hiếm nhiều loại ra đểtiêu huỷ.

3. Nguyên ổn tắc chỉnh lý:

- Không phân tán phông tàng trữ. Tài liệu của từngđơn vị chức năng ra đời phông nên được chỉnh lý cùng sắp xếp riêng rẽ biệt;

- Khi phân một số loại, lập làm hồ sơ (sửa đổi triển khai xong,phục hồi hoặc lập mới hồ nước sơ), đề xuất kính trọng sự hiện ra tài liệu theo trìnhtừ bỏ theo dõi và quan sát, xử lý công việc.

- Tài liệu sau khi chỉnh lý cần phản chiếu đượcnhững buổi giao lưu của cơ quan, tổ chức hiện ra tài liệu; sự contact lôgíc với lịchsử của tư liệu.

II. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ

1. Giao thừa nhận tư liệu

- Đối với mọi lưu trữ lịch sử hào hùng với tàng trữ hiệnhành gồm phần tử quản lý kho riêng biệt và bộ phận chỉnh lý tư liệu riêng rẽ thì Lúc xuấttư liệu ra khỏi kho để chỉnh lý buộc phải triển khai giao nhận tư liệu. Số lượngtài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng so với các font hoặc khốitài liệu đã có lập làm hồ sơ sơ bộ, đề nghị ghi rõ con số cặp, vỏ hộp với số lượng hồsơ hoặc đơn vị chức năng bảo quản.

- Việc giao thừa nhận tài liệu nên được lập thànhbiên bạn dạng theo chủng loại đi cùng (Phụ lục 1).

2. Vệ sinc sơ bộ với vận động tư liệu về địađiểm chỉnh lý

Để giảm bớt tác hại bởi vì bụi bẩn từ bỏ tư liệu khiến rađối với bạn triển khai, trước khi chỉnh lý đề nghị triển khai dọn dẹp sơ cỗ tài liệubằng phương pháp cần sử dụng các các loại chổi lông phù hợp để quét, chải bụi bặm trên cặp, hộphoặc bao gói tư liệu, tiếp nối mang lại từng tập tư liệu.

Khi dọn dẹp với vận động tư liệu phải giữ ýtách làm cho xáo trộn độc thân tự bố trí các cặp, vỏ hộp hoặc bao gói tài liệu cũng nhưcác hồ sơ xuất xắc các tập tài liệu trong những cặp, hộp hoặc bao gói; bên cạnh đó,không làm cho hư hại tài liệu.

3. Khảo gần cạnh tài liệu

a) Mục đích, yêu cầu

- Mục đích của câu hỏi điều tra khảo sát tư liệu là nhằmtích lũy báo cáo quan trọng về tình hình củaphông hoặc kăn năn tư liệu chỉ dẫn chỉnh lý, làmđại lý đến Việc biên soạn các văn uống bạn dạng trả lời chỉnh lý; lập planer và tiến hànhxem tư vấn, tích lũy phần đa tư liệu đa số không đủ để bổ sung cập nhật mang đến font với thựchiện nay chỉnh lý tài liệu đạt thưởng thức nhiệm vụ đưa ra.

- Yêu cầu khảo sát tài liệu là bắt buộc xác minh rõđều vấn đề sau:

+ Tên phông; số lượng giới hạn thời gian: thời hạn sớmđộc nhất với muộn tốt nhất của tư liệu vào font hoặc kân hận tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý;

+ Kân hận lượng tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý: số métgiá; số cặp, gói tư liệu cùng con số hồ sơ, đơn vị chức năng bảo quản (so với tài liệuđã có lập làm hồ sơ sơ bộ);

+ Thành phần tài liệu: tài liệu hành chủ yếu bao gồmnhững các loại vnạp năng lượng phiên bản, giấy tờ chủ yếu gì; Hơn nữa, trong phông hoặc khối tài liệuchỉ dẫn chỉnh lý còn tồn tại phần nhiều một số loại tư liệu gì (tư liệu kỹ thuật, phyên ổn ảnh ghiâm...); …

+ Nội dung của tài liệu: tài liệu của rất nhiều đơnvị giỏi trực thuộc về đầy đủ mặt hoạt động nào; phần đông nghành, vụ việc chủ yếu với sựkiện quan trọng đặc biệt vào hoạt động của cơ sở, đơn vị xuất hiện phông được phảnánh trong tài liệu;

+ Tình trạng của fonts hoặc khối hận tài liệu chuyển rachỉnh lý:

Mức độ thiếu đủ của font hoặc kân hận tài liệu;

Mức độ xử trí về nghiệp vụ: phân loại lập làm hồ sơ,xác định giá trị…;

Tình trạng vật dụng lý của fonts hoặc kăn năn tài liệu;

+ Tình trạng phép tắc những thống kê, tra cứu giúp.

b) Trình từ bỏ tiến hành:

Cách 1: Nghiên cứu giúp biên phiên bản, mục lục hồsơ, tư liệu giao nộp tự đơn vị chức năng, cá nhân vào lưu trữ để vậy được ban bố banđầu về tài liệu.

Bước 2: Trực tiếp lưu ý khối hận tài liệu.Nếu có không ít người cùng tsay đắm gia thì cắt cử mỗi cá nhân khảo sát điều tra 1 phần.

Cách 3: Tập hợp công bố cùng viết báo cáotác dụng khảo sát điều tra theo Đề cưng cửng biên soạn kèm theo (Phụ lục 2).

4. Thu thập, bổ sung cập nhật tài liệu

Qua khảo sát tài liệu, trường hợp phạt hiện thành phầntư liệu của font còn thiếu, yêu cầu tiến hành tích lũy, bổ sung cập nhật trước khi thực hiệnchỉnh lý. Phạm vi với yếu tố tư liệu phải tích lũy, bổ sung cập nhật được xác địnhcăn cứ những nhân tố sau:

- Mục đích, trải nghiệm với phạm vi giới hạn tài liệuđưa ra chỉnh lý;

- Báo cáo kết quả điều tra tài liệu;

- Chức năng, trách nhiệm của ban ngành, tổ chức triển khai - đơnvị có mặt font, của các đơn vị chức năng, phần tử cùng nhiệm vụ của những cá nhân liênquan;

- Sổ ĐK văn uống bạn dạng đi, đến;

- Biên bạn dạng giao nhận tài liệu của những đơn vị chức năng, bộphận cùng cá nhân (ví như có).

Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng ban ngành,đơn vị; các đơn vị chức năng, cá nhân được giao giải quyết và xử lý công việc; những người đang nghỉhưu hoặc gửi công tác; phòng ban, tổ chức cung cấp bên trên hoặc cơ quan, tổ chức triển khai trựcthuộc...

5. Biên soạn những vnạp năng lượng bạn dạng gợi ý chỉnh lýcùng lập planer chỉnh lý

5.1. Biên soạn bản lịch sử hào hùng đơn vị hìnhthành font và lịch sử phông

Lịch sử đơn vị ra đời phông là bảntóm tắt lịch sử dân tộc về tổ chức triển khai và hoạt động của đơn vị chức năng có mặt phông hoặc khốitài liệu.

Lịch sử phông là bạn dạng tóm tắt tình trạng, đặcđiểm của font tư liệu.

- Bản lịch sử dân tộc đơn vị có mặt fonts cùng định kỳ sửfont đề xuất được biên soạn chi tiết, không thiếu thốn Lúc tổ chức chỉnh lý lần đầu; nhữnglần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung lên tiếng về sự việc chuyển đổi trong tổ chức triển khai cùng hoạtrượu cồn của đơn vị chức năng xuất hiện font cùng về khối hận tư liệu đưa ra chỉnh lý nhằm mụcđích:

+ Làm địa thế căn cứ cho Việc desgin chiến lược chỉnh lýphù hợp;

+ Làm căn cứ đến câu hỏi soạn các văn bản hướngdẫn nhiệm vụ rõ ràng trong chỉnh lý như: khuyên bảo phân nhiều loại, lập hồ nước sơ; hướngdẫn khẳng định quý giá tư liệu cùng phương pháp phân một số loại tài liệu;

+ Giúp cho tất cả những người tsay đắm gia tiến hành chỉnhlý thâu tóm một giải pháp bao gồm về lịch sử dân tộc cùng buổi giao lưu của đơn vị chức năng hình thànhphông và về tình hình của font hoặc khối tư liệu giới thiệu chỉnh lý.

- Khi biên soạn các vnạp năng lượng bản này, bắt buộc tsi mê khảotứ liệu liên quan về đơn vị và về font tài liệu sau:

+ Các văn uống bạn dạng quy phạm pháp phép tắc và các vnạp năng lượng bảnkhông giống về câu hỏi thành lập, phân tách bóc tách, sáp nhập…; quy định tác dụng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị chức năng ra đời fonts và các đơn vị chức năng cấu thành;

+ Các văn bản lý lẽ về quan hệ giới tính, lề lối có tác dụng việcvà chế độ công tác vnạp năng lượng thư của đơn vị chức năng hình thành phông;

+ Các biên bản giao nhấn tài liệu; mục lục hồsơ, tư liệu nộp lưu; sổ sách thống kê lại tư liệu với sổ đăng ký vnạp năng lượng bản đi, đến;

+ Báo cáo hiệu quả khảo sát điều tra tài liệu;

+ Các tư liệu khác tất cả tương quan.

- Hình như, rất có thể tích lũy thông tin cần thiếttự những cán bộ, công chức, viên chức vào phòng ban, đơn vị chức năng.

Bản lịch sử đơn vị chức năng sinh ra fonts cùng định kỳ sửfonts rất có thể soạn riêng rẽ hoặc gộp làm cho một, bao gồm 2 phần cùng với mọi nộidung rõ ràng theo Đề cương soạn kèm theo (Phụ lục 3).

5.2. Biên biên soạn bản lí giải phân một số loại, lậphồ sơ

Hướng dẫn phân một số loại, lập làm hồ sơ là bản hướngdẫn phân chia tài liệu của fonts hoặc kăn năn tư liệu chỉ dẫn chỉnh lý thành cácnhóm to, đội vừa, team nhỏ theo một phương án phân các loại cố định cùng phươngpháp lập hồ nước sơ; được sử dụng có tác dụng căn cứ nhằm những người tham gia chỉnh lý thực hiệnViệc phân một số loại tư liệu, lập hồ sơ cùng khối hệ thống hoá hồ sơ toàn font được thốngduy nhất.

Phương án phân loại tư liệu là bạn dạng dự kiếnphân chia tư liệu thành các team với riêng lẻ tự thu xếp các team tư liệu củafont.

Nội dung bạn dạng giải đáp phân một số loại, lập hồ nước sơ

Bản gợi ý phân loại, lập hồ sơ bao gồm 2 phầnchính: giải đáp phân nhiều loại tài liệu cùng gợi ý lập làm hồ sơ (Đề cưng cửng biên soạnđi cùng - Phụ lục 4)

a) Phần 1. Hướng dẫn phân nhiều loại tài liệu

Nội dung của phần này bao gồm giải pháp phân loạitư liệu với mọi khuyên bảo cụ thể trong quy trình phân chia tài liệu của phônghoặc kăn năn tư liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, team vừa, đội nhỏ haychuyển tư liệu vào các team phù hợp.

- Việc chọn lọc và xây dừng cách thực hiện phân loạitài liệu so với phông hoặc kăn năn tài liệu đưa ra chỉnh lý được triển khai trênđại lý vận dụng những nguyên lý, phương thức phân một số loại tài liệu font tàng trữ vàotình trạng thực tế của font hoặc kăn năn tài liệu, qua vấn đề nghiên cứu phiên bản lịch sửđơn vị chức năng hiện ra fonts với lịch sử hào hùng fonts cùng báo cáo kết quả điều tra khảo sát tài liệu;bên cạnh đó, địa thế căn cứ kinh nghiệm tổ chức triển khai, sắp xếp với khai thác sử dụng tài liệu saunày. Tuỳ nằm trong từng font hoặc khối tài liệu rõ ràng, có thể lựa lựa chọn 1 trongrất nhiều giải pháp phân các loại tư liệu sau:

+ Phương án “tổ chức cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụngso với tư liệu của đơn vị sinh ra fonts có tổ chức cơ cấu tổ chức với tác dụng,nhiệm vụ của các đơn vị chức năng, thành phần tương đối ví dụ, ổn định;

+ Pmùi hương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị chức năng hiện ra fonts tất cả tổ chức cơ cấu tổ chức triển khai tuyệt nỗ lực đổi;

+ Pmùi hương án “phương diện vận động - thời gian”: áp dụngso với tư liệu của đơn vị hình thành phông gồm tổ chức cơ cấu tổ chức tuyệt cầm cố đổituy thế có công dụng, trọng trách tương đối ổn định;

+ Phương thơm án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị chức năng hình thành phông có tổ chức cơ cấu tổ chức triển khai cùng công dụng,trọng trách hay thay đổi, không ví dụ hoặc so với tài liệu của các đơn vị hìnhthành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;

+ Phương án “vấn đề - thời gian” cùng “thời gian -vấn đề”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông bé dại, có ít tài liệu;so với tư liệu phông tàng trữ cá thể với những sưu tập tài liệu lưu trữ.

- Theo phương án phân các loại đã sàng lọc, những nhómKhủng, nhóm vừa với đội nhỏ tuổi hoàn toàn có thể nlỗi sau:

+ Theo giải pháp “tổ chức cơ cấu tổ chức - thời gian”:các đơn vị chức năng tổ chức của đơn vị chức năng sinh ra phông; năm; những lĩnh vực hoặc nội dungvận động lớn của các đơn vị tổ chức;

+ Theo phương án “thời hạn - tổ chức cơ cấu tổ chức”:năm; những đơn vị tổ chức triển khai của đơn vị chức năng hiện ra phông; những nghành nghề dịch vụ hoặc nội dungvận động mập của các đơn vị tổ chức;

+ Theo phương pháp “mặt chuyển động - thời gian”: mặthoạt động; năm; những lĩnh vực hoặc văn bản chuyển động phệ trong phạm vi một mặthoạt động;

+ Theo phương án “thời gian - mặt hoạt động”:năm; mặt hoạt động; các nghành nghề dịch vụ hoặc nội dung hoạt động mập trong phạm vi mộtkhía cạnh hoạt động.

b) Phần 2. Hướng dẫn lập hồ sơ

Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm:

- Hướng dẫn cụ thể về phương pháp tập hợp cácvăn phiên bản, tư liệu theo đặc trưng đa số như vụ việc, tên gọi của văn bản, táctrả, ban ngành thanh toán giao dịch, thời gian v.v.. thành hồ sơ đối với đa số font hoặc khốitư liệu còn sinh hoạt vào chứng trạng lộn xộn, không được lập làm hồ sơ.

- Hướng dẫn sửa đổi triển khai xong hồ sơ đối vớiphần nhiều phông hoặc kân hận tài liệu đã được lập làm hồ sơ nhưng mà còn không đúng đắn, đầyđủ (chưa đạt trải nghiệm nghiệp vụ đặt ra).

- Hướng dẫn viết title hồ nước sơ:

Tiêu đề hồ sơ bao hàm những nhân tố công bố cơ phiên bản,phản chiếu bao hàm văn bản của văn uống phiên bản, tư liệu tất cả vào làm hồ sơ, nhưng mà yêu cầu ngắngọn, rõ ràng, đúng chuẩn và được miêu tả bởi ngôn từ tương xứng. Các yếu đuối tốđọc tin cơ bản của title hồ sơ hay gồm: tên một số loại văn phiên bản, tác giả, nộidung, vị trí, thời gian. Trật tự những nguyên tố bên trên có thể thay đổi tuỳ theo từngloại làm hồ sơ. Dưới đó là một vài dạng title làm hồ sơ tiêu biểu:

+ Tên loại văn uống phiên bản - câu chữ - thời hạn - tácgiả: vận dụng đối với những hồ sơ là công tác, chiến lược, report công tác làm việc thườngkỳ của cơ quan, ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, report công tác năm1970 của Bộ Vật tư.

Kế hoạch, report triển khai planer nhà nướcnăm 1962 của Sở Công nghiệp.

+ Tên nhiều loại vnạp năng lượng bản - tác giả - văn bản - thờigian: áp dụng đối với các làm hồ sơ là công tác, chiến lược, report chuyên đề,ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, report của Sở Nội vụ vềkiện toàn chính quyền các cung cấp sau sửa không đúng cách tân ruộng khu đất năm 1959.

+ Tập giữ (đưa ra quyết định, thông tư, thông bốn, côngvăn uống v.v...) - thời hạn - tác giả: áp dụng so với các làm hồ sơ là tập lưu văn bảnđi của cơ sở, ví dụ:

Tập lưu công văn uống quý I năm 2002 của UBND tỉnhVĩnh Phúc.

+ Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - ngôn từ - tác giả(ban ngành tổ chức triển khai hoặc cơ quan chủ trì) - vị trí - thời gian: áp dụng đối vớihồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ:

+ Hồ sơ - vấn đề - vị trí - thời gian: áp dụngđối với nhiều loại làm hồ sơ bài toán mà văn bạn dạng về quá trình giải quyết và xử lý quá trình còn lưu lại đượctương đối tương đối đầy đủ, ví dụ:

Hồ sơ về Việc nâng lương năm 1998.

+ Hồ sơ - thương hiệu người: áp dụng đối với làm hồ sơ nhânsự, ví dụ:

Hồ sơ của Nguyễn Văn A.

- Hướng dẫn thu xếp vnạp năng lượng bản, tư liệu mặt tronghồ sơ:

Tuỳ theo từng một số loại làm hồ sơ cơ mà soạn phía dẫnví dụ về Việc thu xếp văn uống phiên bản, tài liệu trong những các loại làm hồ sơ theo trình tự nhấtđịnh, bảo đảm an toàn phản ảnh được tình tiết của vấn đề tuyệt quy trình quan sát và theo dõi, giảiquyết công việc vào thực tế. Sau đây là một vài cách bố trí vnạp năng lượng bạn dạng, tài liệutrong hồ nước sơ:

+ Theo số thứ từ bỏ và tháng ngày văn uống bản: đối vớiđông đảo làm hồ sơ được lập theo đặc thù chủ yếu là tên gọi loại văn bạn dạng.

+ Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo;theo trình từ quan sát và theo dõi, xử lý công việc: đối với làm hồ sơ hội nghị, hội thảo;làm hồ sơ bài toán.

+ Theo khoảng đặc trưng của người sáng tác hoặc theo vầnABC... tên gọi tác giả, thương hiệu địa danh: so với đông đảo hồ sơ bao gồm những văn bạn dạng củanhững tác giả; của những tác giả của một phòng ban chủ quản tốt các tác giả là nhữngphòng ban cùng cấp cho nhưng mà nằm trong nhiều địa phương thơm không giống nhau, ví dụ:

Tập tư liệu của BCH TW Đảng, Quốc hội, Chính phủchỉ huy bầu cử Quốc hội năm 2002. Trong làm hồ sơ này, văn bản được bố trí theo tầmđặc biệt quan trọng của người sáng tác vnạp năng lượng bản.

Kế hoạch và report triển khai planer cung ứngđồ vật bốn chuyên môn cho các thức giấc biên giới phía Bắc năm 1979 của những Tổng Công tyở trong Bộ Vật tư. Trong làm hồ sơ này, văn uống bản được sắp xếp theo vần ABC... tên gọicác Tổng Công ty: Tổng công ty Hoá hóa học, Tổng cửa hàng Kim khí, Tổng cửa hàng Thiếtbị phụ tùng, Tổng công ty chúng tôi Xăng dầu.

Báo cáo công tác làm việc tuyển sinch những cung cấp năm học2001-2002 của Phòng Giáo dục các thị xã, thị thôn ở trong tỉnh giấc Quảng Bình. Trong hồsơ này, những report được bố trí theo vần ABC... thương hiệu Phòng Giáo dục đào tạo các thị xã,thị xã: Phòng Giáo dục đào tạo thị xã Bố Trạch, Phòng Giáo dục thị làng mạc Đồng Hới, PhòngGiáo dục thị xã Lệ Thuỷ, Phòng Giáo dục đào tạo thị trấn Minc Hoá...

5.3. Biên biên soạn phiên bản chỉ dẫn xác minh giátrị tài liệu

- Bản giải đáp khẳng định giá trị tư liệu phảiđược biên soạn cụ thể, rõ ràng đối với các phông tư liệu được chỉnh lý lần đầu;hầu như lần sau chỉ việc sửa thay đổi, bổ sung cho tương xứng với thực trạng thực tế khốitư liệu giới thiệu chỉnh lý.

- Nội dung phiên bản chỉ dẫn khẳng định quý hiếm tài liệubao hàm 2 phần chính: phần phiên bản kê (dự kiến) những team tư liệu cần giữ lại bảocai quản hoặc một số loại ra khỏi fonts với phần chỉ dẫn rõ ràng được dùng có tác dụng địa thế căn cứ đểnhững người dân tmê man gia chỉnh lý thực hiện câu hỏi xác minh giá trị với định thời hạnbảo quản cho từng làm hồ sơ được thống tốt nhất (Đề cương cứng soạn đính kèm - Phụ lục5).

- Căn uống cđọng nhằm biên soạn phiên bản hướng dẫn khẳng định giátrị tư liệu gồm:

+ Các cơ chế, phương thức, tiêu chuẩn xác địnhcực hiếm tài liệu;

+ Các khí cụ của pháp luật có tương quan đến thờihạn bạn dạng cai quản tài liệu;

+ Các bảng thời hạn bảo vệ tư liệu như bảngthời hạn bảo vệ văn khiếu nại mẫu; bảng thời hạn bảo vệ tài liệu của ngành hoặccủa cơ quan (nếu như có);

+ Các bản lý giải nhân tố hồ sơ, tài liệunằm trong diện nộp lưu giữ vào tàng trữ lịch sử dân tộc những cấp;

+ Danh mục làm hồ sơ của ban ngành, đơn vị chức năng hình thànhfonts (nếu có);

+ Bản lịch sử đơn vị chức năng có mặt font với lịch sửfont cùng hướng dẫn phân nhiều loại, lập hồ sơ;

+ Hình như, đề xuất tìm hiểu thêm chủ kiến của những cán bộ,công chức, viên chức vào ban ngành, đặc biệt là những người dân làm chuyên môn.

5.4. Lập planer chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là bạn dạng dự kiến nội dungquá trình, quy trình tiến độ thực hiện, nhân lực và các đại lý thứ hóa học phục vụ mang lại bài toán chỉnhlý (Đề cưng cửng biên soạn đính kèm - Phú lục 6).

khi chỉnh lý các font hoặc kăn năn tài liệu to vớinhiều người dân tsi mê gia triển khai, rất cần phải thiết kế kế hoạch chỉnh lý cụ thể, cụthể.

Các vnạp năng lượng bạn dạng lý giải chỉnh lý cùng planer chỉnhlý đề xuất được người dân có thẩm quyền phê để ý hoặc người có trách nát nhiệm thông quavà hoàn toàn có thể bổ sung cập nhật, triển khai xong trong quy trình thực hiện đến cân xứng cùng với thực tiễn.

III. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

1. Phân các loại tài liệu

Căn uống cứ bạn dạng chỉ dẫn phân loại, lập làm hồ sơ, tiếnhành phân loại tài liệu thành những đội theo trình tự sau:

Bước 1: Phân phân chia tư liệu ra thành các team lớn;

Cách 2: Phân chia tài liệu vào nhóm lớn thànhnhững nhóm vừa;

Cách 3: Phân phân chia tư liệu trong nhóm vừa thànhnhững nhóm nhỏ.

Trong quá trình phân loại tài liệu thành cácteam, giả dụ phân phát hiện tại thấy bao gồm bản chủ yếu, bạn dạng cội của rất nhiều văn uống bạn dạng, tư liệu cócực hiếm nằm trong fonts khác thì phải để riêng biệt và lập thành danh mục để bổ sung chofonts đó.

2. Lập làm hồ sơ hoặc sửa đổi triển khai xong hồ nước sơ

a) Lập hồ sơ so với fonts tài liệu chưa đượclập hồ nước sơ

Trong phạm vi các đội nhỏ, căn cứ bạn dạng hướng dẫnphân loại, lập hồ sơ và bản lí giải xác định giá trị tư liệu, tiến hành lậplàm hồ sơ kết phù hợp với khẳng định cực hiếm với định thời hạn bảo vệ đến làm hồ sơ.

Trong quy trình thu xếp văn bạn dạng, tư liệu trongmỗi hồ sơ, buộc phải kết hợp lưu ý loại ra khỏi làm hồ sơ hồ hết văn bản, tư liệu hếtquý hiếm. Đối cùng với tư liệu hết quý hiếm, cũng yêu cầu viết title cầm tắt nhằm thốngkê thành hạng mục tư liệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa và tư liệu bị baohàm thuộc làm hồ sơ làm sao bắt buộc được xếp ngơi nghỉ cuối hồ sơ đó và chỉ còn được loại thoát ra khỏi hồsơ sau thời điểm đã có được kiểm soát.

Nếu một hồ sơ bao gồm nhiều văn uống bản, tư liệu và quádày, đề nghị phân tạo thành những đơn vị chức năng bảo quản một bí quyết hợp lí.

b) Chỉnh sửa triển khai xong hồ nước sơ

Đối cùng với fonts tài liệu đã làm được lập làm hồ sơ, căn cứbạn dạng hướng dẫn phân một số loại, lập hồ sơ cùng bạn dạng giải đáp khẳng định quý hiếm tư liệu,thực hiện soát sổ toàn thể làm hồ sơ của phông; sửa đổi triển khai xong hồ sơ kết hợpvới xác minh quý giá với định thời hạn bảo vệ đối với hồ hết làm hồ sơ được lậpkhông đạt tận hưởng nghiệp vụ.

Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa trả thiệnrất cần phải nhằm vào một tờ bìa trợ thì hoặc một sơ ngươi riêng rẽ cùng đánh một số trong những tạm bợ thời;đồng thời, ghi số kia cùng hồ hết biết tin thuở đầu về mỗi làm hồ sơ (nlỗi tên viết tắtcủa những nhóm (ví như có) theo cách thực hiện phân các loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạnbảo quản và thời gian sớm nhất với muộn nhất của tài liệu có trong hồ nước sơ) lên mộttấm thẻ nhất thời hoặc một phiếu tin (Mẫu phiếu tin cùng hướng dẫn biên mục phiếu tintìm hiểu thêm Phú lục 7 gắn kèm).

3. Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin làm hồ sơ với kiến thiết cơ sơtài liệu (CSDL) quản lý và tra kiếm tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ auto hoá rất có thể tiếnhành một bí quyết độc lập đối với những font tư liệu đã có chỉnh lý. Tuy nhiên, đốivới các fonts tư liệu chưa được chỉnh lý, nội dung này phải được kết hợp trongquá trình chỉnh lý.

Phiếu tin làm hồ sơ hay phiếu mô tả hồ sơ làbiểu ghi tổng phù hợp các thông báo về một làm hồ sơ hoặc một đơn vị chức năng bảo quản. Mỗiban bố hoặc nhóm ban bố được ghi trên một ô mục (tốt còn gọi là trường) củaphiếu tin. Phiếu tin được dùng làm nhập tin và kiến tạo cơ sở dữ liệu cai quản vàtra kiếm tìm làm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá. Bên cạnh đó, phiếu tin còn được sử dụngsửa chữa thay thế mang lại thẻ tạm thời để khối hệ thống hoá hồ sơ của phông.

Các công bố cơ phiên bản về một làm hồ sơ hoặc một đơn vịbảo quản bên trên phiếu tin gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưutrữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; title hồ nước sơ; chú giải; thời gian của tàiliệu; thời hạn bảo quản cùng chế độ áp dụng.

Ngoài ra, tuỳ theo thử dùng của mỗi ban ngành, tổchức vào việc làm chủ, tra search làm hồ sơ, tư liệu tàng trữ, hoàn toàn có thể bổ sung cập nhật cácthông tin như ngôn ngữ; bút tích; triệu chứng trang bị lý; v.v.... (chi tiết xem Phụlục 7 lắp kèm).

4. Hệ thống hoá hồ sơ

Cách 1: Sắp xếp những phiếu tin hoặc thẻ tạm thời trongphạm vi từng team nhỏ; thu xếp những nhóm nhỏ tuổi trong từng đội vừa, các team vừatrong những đội béo cùng những đội mập trong fonts theo giải pháp phân loại tài liệucùng đặt số đồ vật tự trong thời điểm tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ nhất thời.

Bước 2: Sắp xếp toàn cục làm hồ sơ hoặc đơn vị chức năng bảo quảncủa fonts theo số thiết bị từ trong thời điểm tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

lúc khối hệ thống hoá hồ sơ, đề xuất phối kết hợp kiểm tra vàtriển khai sửa đổi so với phần lớn trường vừa lòng làm hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùngtổng thể làm hồ sơ hoặc một số vnạp năng lượng bạn dạng trong hồ sơ), bị xé lẻ tuyệt vấn đề khẳng định giátrị đến làm hồ sơ, tài liệu không đúng đắn hoặc ko thống độc nhất.

5. Biên mục hồ sơ

Việc biên mục hồ sơ tất cả số đông nội dung sau:

a) Đánh số tờ:

Dùng cây bút chì black, mượt hoặc thiết bị dập số để tấn công sốlắp thêm từ bỏ của tờ tài liệu, từ bỏ tờ trước tiên cho tới tờ cuối cùng có trong làm hồ sơ hoặc đơnvị bảo quản. Số tờ được tấn công bằng chữ số ảrập vào góc nên bên trên của tờ tàiliệu. Trường hòa hợp tiến công nhầm số thì gạch ốp đi cùng tiến công lại ngơi nghỉ mặt cạnh; so với nhữngtờ đã trở nên vứt bỏ lúc viết số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó với thêm chữchiếc La tinh theo lắp thêm từ abc ngơi nghỉ sau, ví dụ: bao gồm 2 tờ bị sa thải ko đánh số sau tờsố 15 thì các tờ này được viết số trùng là 15a với 15b.

Số lượng tờ tài liệu bao gồm trong hồ sơ hoặc 1-1 vịbảo quản làm sao cần được bổ sung vào thẻ trợ thì hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc solo vịbảo quản đó.

b) Viết mục lục vnạp năng lượng bản:

c) Viết hội chứng trường đoản cú kết thúc:

Việc khắc số tờ, viết mục lục vnạp năng lượng phiên bản với triệu chứng từxong xuôi chỉ vận dụng đối với đa số hồ sơ bảo quản lâu dài và đa số hồ sơ cóthời hạn bảo vệ lâu hơn (từ bỏ hai mươi năm trsinh hoạt lên).

d) Viết bìa hồ nước sơ:

khi viết bìa làm hồ sơ phải giữ ý:

- Tên font là tên thường gọi đồng ý của đơn vịcó mặt fonts. Đối với đa số đơn vị sinh ra fonts có sự thay đổi về thương hiệu gọituy nhiên về cơ bạn dạng, tất cả công dụng, trách nhiệm ko đổi khác (có nghĩa là chưa đủ điều kiệnnhằm lập phông mới) thì đem tên font là tên thường gọi sau cùng của đơn vị chức năng hình thànhphông;

- Chữ viết bên trên bìa buộc phải ví dụ, sạch, rất đẹp vàđúng chủ yếu tả; chỉ được viết tắt phần lớn từ đang luật vào bảng chữ viết tắt;

- Mực để viết bìa làm hồ sơ sử dụng nhiều loại mực Black, bềncolor.

6. Vệ sinh tài liệu; tháo dỡ bỏ ghyên ổn, kẹp; làmphẳng tài liệu

- Dùng bàn chải phù hợp để quét chải làm cho sạchtài liệu;

- Dùng những chế độ như: dao lưỡi mỏng tanh, mócsiêng dùng… để gỡ vứt ghyên, kẹp tài liệu;

- Làm phẳng tư liệu đối với đa số tờ tài liệu bịquăn, vội, nhàu.

7. Thống kê, khám nghiệm và làm cho thủ tục tiêu huỷtài liệu hết giá chỉ trị

7.1. Thống kê tài liệu không còn giá trị

- Tài liệu không còn quý giá nhiều loại ra trong vượt trìnhchỉnh lý nên được tập hợp thành các team theo phương pháp phân một số loại cùng đượcnhững thống kê thành hạng mục tài liệu hết cực hiếm theo mẫu mã kèm theo (Phú lục 8). Khithống kê tư liệu loại yêu cầu lưu ý:

+ Các bó, gói tư liệu các loại ra trong quá trìnhchỉnh lý được đánh số tiếp tục tự 01 cho đến khi xong vào phạm vi toàn phông;

+ Trong mỗi bó, gói, những tập tài liệu được đánhsố riêng rẽ, trường đoản cú 01 đến khi xong.

7.2. Kiểm tra, làm cho giấy tờ thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại

- Tài liệu không còn giá trị loại ra trong vượt trìnhchỉnh lý phải được hội đồng khẳng định quý giá tư liệu của phòng ban, tổ chức triển khai kiểmtra, cấp có thđộ ẩm quyền đánh giá.

- Qua soát sổ cùng thđộ ẩm tra, các tư liệu đượctrải nghiệm gìn giữ bảo quản nên được lập thành làm hồ sơ với sắp xếp vào địa điểm phù hợphoặc bổ sung vào những hồ sơ khớp ứng của phông; so với tài liệu hết cực hiếm vềphần lớn phương diện, phải tạo hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp cho tất cả thẩm quyền ra quyếtđịnh tiêu huỷ cùng tổ chức tiêu huỷ theo đúng lý lẽ của lao lý. Hồ sơ đềnghị tiêu huỷ tài liệu gồm:

+ Danh mục tài liệu một số loại dĩ nhiên phiên bản thuyếtminch tài liệu loại;

+ Biên phiên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệucủa cơ sở, tổ chức;

+ Văn phiên bản đánh giá của cấp bao gồm thẩm quyền.

8. Đánh số làm hồ sơ chủ yếu thức; vào bìa, hộp (cặp);viết cùng dán nhãn hộp (cặp)

- Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàncỗ làm hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý lên thẻ lâm thời hoặc phiếutin và lên bìa làm hồ sơ. Số làm hồ sơ được tấn công liên tục vào toàn phông:

+ Đối cùng với phần đông font hoặc khối tư liệu được chỉnhlý lần đầu: tự số 01 cho tới hết;

+ Đối cùng với đông đảo lần chỉnh lý sau: tự số tiếptheo số làm hồ sơ cuối cùng vào mục lục hồ sơ của chính font hoặc khối tài liệukia trong dịp chỉnh lý trước.

- Vào bìa hồ sơ cùng chuyển làm hồ sơ vào hộp (cặp).

- Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp(cặp), đề xuất cần sử dụng một số loại mực black, bền màu; chữ viết bên trên nhãn yêu cầu cụ thể, dễ nhìn đọc.Nhãn được in sẵn theo chủng loại đính kèm (Phụ lục 9), có thể in trực tiếp lên gáy gộphoặc in riêng biệt theo form size cân xứng cùng với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựngtài liệu.

9. Xây dựng phép tắc cai quản cùng tra tìm hồ sơ,tài liệu

9.1. Lập mục lục hồ nước sơ

Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm đa số nội dungsau:

- Viết khẩu ca đầu, trong đó trình làng tóm tắtvề lịch sử vẻ vang đơn vị chức năng sinh ra font và lịch sử dân tộc phông; cách thực hiện phân nhiều loại tài liệuvới kết cấu của mục lục hồ sơ.

- Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫnvấn đề; bảng hướng dẫn tên người; bảng hướng dẫn thương hiệu địa danh; bảng chữ viết tắt sửdụng vào mục lục.

- Căn cứ đọng các nội dung đọc tin bên trên thẻ tạm thời,tiến công thiết bị và in bảng thống kê lại làm hồ sơ của phông; hoặc nhập tin tự phiếu tin vàolắp thêm với in bảng thống kê lại làm hồ sơ từ bỏ CSDL thống trị cùng tra search làm hồ sơ, tư liệu củaphông (ví như CSDL được tạo kết phù hợp với câu hỏi chỉnh lý tài liệu).

- Đóng quyển mục lục (tối thiểu 03 bộ) nhằm phục vụmang đến vấn đề quản lý cùng khai thác, sử dụng tài liệu.

9.2. Xây dựng CSDL quản lý cùng tra search hồsơ, tư liệu tự động hoá

Việc gây ra (CSDL) thống trị cùng tra tìm kiếm hồ sơ,tài liệu lưu trữ tự động hoá được tiến hành theo phía dẫn riêng rẽ của Cục Văntlỗi và Lưu trữ đơn vị nước.

Xem thêm: Cách Add Template Vào Powerpoint 2010 Đơn Giản, Dễ Dàng, Cách Chèn, Thêm Slide Template Vào Powerpoint

IV. KẾT THÚC CHỈNH LÝ

1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý

- Cnạp năng lượng cứ đọng để kiểm tra gồm:

+ Mục đích, kinh nghiệm của dịp chỉnh lý;

+ Các vnạp năng lượng bản khuyên bảo chỉnh lý vẫn ban hành;

+ Báo cáo hiệu quả điều tra tài liệu;

+ Hợp đồng chỉnh lý (ví như có);

+ Biên phiên bản giao nhấn tư liệu để chỉnh lý;

+ Kế hoạch chỉnh lý.

- Nội dung kiểm tra:

+ Kiểm tra bên trên những văn phiên bản lý giải chỉnh lý; mụclục hồ sơ; cửa hàng tài liệu cùng luật thống kê, tra cứu không giống (nếu có) và danh mụctài liệu nhiều loại của phông hoặc khối hận tư liệu chỉnh lý;

+ Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.

- Lập biên bản kiểm soát, nghiệm thu sát hoạch chỉnh lý(nếu cần).

2. Bàn giao tư liệu, đi lại tài liệu vàokho với bố trí lên giá chỉ

- Bàn giao tài liệu:

+ Tài liệu lưu lại bảo vệ được chuyển nhượng bàn giao theo mụclục hồ nước sơ;

+ Tài liệu các loại ra nhằm tiêu huỷ được bàn giaotheo hạng mục tài liệu loại;

+ Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cập nhật chofonts.

- Lập biên phiên bản giao dìm tài liệu theo mẫu đínhkèm (Phụ lục 1).

- Vận chuyển tư liệu vào kho bảo quản với sắp xếplên giá.

3. Tổng kết chỉnh lý

3.1. Viết report tổng kết chỉnh lý, trong đótrình diễn cầm tắt về:

a) Những tác dụng đạt được:

- Tổng số tư liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạngtài liệu trước lúc chỉnh lý;

- Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, vào đó:

+ Số lượng tư liệu bảo quản bảo quản: số lượng hồsơ bảo quản vĩnh viễn, gồm thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tạm thời (hoặc bảo quản cóthời hạn);

+ Số lượng tài liệu một số loại ra nhằm tiêu huỷ: bó hoặcgói, tập và tính theo mét giá;

+ Số lượng tài liệu đưa fonts không giống hoặc nhằm bổsung đến phông;

- Chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầunhiệm vụ.

b) Nhận xét, tấn công giá:

- Tiến độ thực hiện lần chỉnh lý đối với kế hoạch;

- Những điểm mạnh, lỗi vào quá trình chỉnhlý;

- Kinh nghiệm rút ra qua lần chỉnh lý.

3.2. Hoàn chỉnh với chuyển giao làm hồ sơ lần chỉnhlý

Hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao gồm:

- Báo cáo tác dụng điều tra tài liệu;

- Các văn uống bản lý giải chỉnh lý và planer chỉnhlý;

- Mục lục hồ sơ; cửa hàng tài liệu và biện pháp thốngkê, tra cứu vớt không giống (nếu như có);

- Danh mục tài liệu không còn quý giá của font hoặckăn năn tài liệu chỉnh lý tất nhiên phiên bản tmáu minh;

- Báo cáo công dụng đợt chỉnh lý./.

PHỤ LỤC 1:

BIÊN BẢN GIAO NHẬNTÀI LIỆU

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (cơ quan, tổ chức thống trị tài liệu)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự bởi - Hạnh phúc ---------

………., tháng ngày năm 200…..

BIÊN BẢN GIAONHẬN TÀI LIỆU

- Cnạp năng lượng cđọng Công văn uống số /VTLTNN-NVTW ngày tháng 5năm 2004 của Cục Văn tlỗi cùng Lưu trữ đơn vị nước v/v phát hành phiên bản Hướng dẫn chỉnhlý tài liệu hành chính;

- Cnạp năng lượng cứ: .............……………………(1)……………………………...….

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: ………………………(2)…………………..…,đại diện thay mặt là:

- Ông (bà): ...................................................……....................................

Chức vụ công tác/chức danh:....................................……………............

- Ông (bà):.................................................................……......................

Chức vụ công tác/chức danh:..................................……...........................

BÊN NHẬN: ………………………(3)……………………, đại diện là:

- Ông (bà):.......……................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh:.......................................……......................

- Ông (bà):.........................................................……...............................

Chức vụ công tác/chức danh:...............................……..............................

Thống nhất lập biên phiên bản giao thừa nhận tư liệu …………(4)…………..……..cùng với rất nhiều văn bản rõ ràng nlỗi sau:

1. Tên font (hoặc khối) tài liệu:....................................................…......

2. Thời gian của tài liệu: ............................................................................

3. Thành phần và số lượng tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số vỏ hộp (cặp):...................................................................................

- Tổng số làm hồ sơ (đơn vị chức năng bảo quản):...........………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. mét

3.2. Tài liệu không giống (giả dụ có):........................................................................

.................................................................................……………………….…...

4. Công ráng tra cứu vãn cùng tư liệu liên quan kèmtheo (5):

.................................................................................……………………….…...

.................................................................................…………………….……...

.................................................................................…………………….……...

Biên phiên bản này được lập thành nhì bản; mỗi bên giữmột phiên bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký thương hiệu cùng ghi rõ bọn họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký thương hiệu và ghi rõ họ tên)

Xác thừa nhận củacơ sở, tổ chức (6)

(dịch vụ, chữkí của người có thđộ ẩm quyền, chúng ta tên, đóng dấu)

___________________________

Ghi chú:

1 Cnạp năng lượng cđọng kế hoạch công tác làm việc hoặc thích hợp đồngchỉnh lý tư liệu v.v…

2, 3 Ghi thương hiệu của tàng trữ trực tiếp quảnlý tài liệu, ví dụ như Phòng Lưu trữ Bộ …, Trung trọng điểm Lưu trữ thức giấc ……., Lưutrữ Sở/Ban …….., Lưu trữ cửa hàng …….., v.v… và tên của phòng ban, tổ chức hoặcđơn vị chức năng (trường hợp có) triển khai chỉnh lý tư liệu.

4 Mục đích tuyệt ghi rõ nguyên nhân giao nhận:để chỉnh lý hoặc sau khoản thời gian chỉnh lý.

5 Liệt kê những hình thức tra cứu vãn với tàiliệu liên quan kèm theo (trường hợp có) như:

- Mục lục tài liệu nộp lưu;

- Các chính sách tra kiếm tìm khác ví như bộ thẻ, cửa hàng dữliệu tra kiếm tìm tự động...;

- Các tư liệu liên quan khác ví như bạn dạng lịch sử dân tộc đơnvị có mặt font và lịch sử hào hùng phông; trả lời phân nhiều loại, lập hồ nước sơ; hướng dẫnkhẳng định cực hiếm tài liệu v.v....

6 Xác nhận của ban ngành, tổ chức triển khai quảnlý tài liệu (trong số những ngôi trường hòa hợp tàng trữ trực tiếp quản lý tài liệu không cócon lốt riêng).

PHỤ LỤC 2:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU

BÁO CÁO KẾT QUẢKHẢO SÁT TÀI LIỆU

1. Tên phông tài liệu:......................................................................................

2. Giới hạn thời gian của tài liệu:......................... ...........................…….....

3. Kân hận lượng tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số vỏ hộp (cặp):.............................................…….....................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị chức năng bảo quản): ...........……………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. mét.

3.2. Tài liệu không giống (nếu như có).

4. Thành phần và văn bản của tài liệu:

4.1. Thành phần tài liệu: ko kể tài liệuhành chủ yếu, trong font hoặc kân hận tư liệu còn có hầu hết các loại tài liệu gì (tàiliệu kỹ thuật, phyên ảnh thu thanh...).

4.2. Nội dung của tài liệu: tư liệu củaphần đa đơn vị tổ chức xuất xắc trực thuộc về mặt chuyển động nào; đầy đủ nghành nghề, vấn đề chủyếu ớt gì.

5. Tình trạng của fonts hoặc khối hận tư liệu giới thiệu chỉnh lý:

5.1. Mức độthiếu thốn đầy đủ của fonts hoặc kăn năn tài liệu;

5.2. Mức độxử lý về nghiệp vụ: phânloại lập hồ sơ, xác minh quý giá v.v.…;

5.3. Tìnhtrạng thứ lý của font hoặc khối hận tài liệu.

6. Công gắng những thống kê, tra cứu vớt (nếu như có).

……….……., tháng ngày năm 200.….

Người khảo sát

(Ký tên)

PHỤ LỤC 3:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

LỊCH SỬ ĐƠN VỊHÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

............................................................................................

Giai đoạn: ....................................

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chứcnăng, trọng trách, nghĩa vụ và quyền lợi và cơ cấu tổ chức triển khai của ban ngành, tổ chức triển khai - đơn vị chức năng hìnhthành phông; công dụng, trọng trách chủ yếu của những đơn vị chức năng trực ở trong (phải nêu rõsố, ký kết hiệu; ngày, tháng, năm với tác giả của văn bạn dạng ra đời cơ quan, tổ chức);

2. Những biến đổi, bổ sung cập nhật (nếu như có) về: chứcnăng, trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi với cơ cấu tổ chức tổ chức của đơn vị chức năng hình thành phông; chứcnăng, trách nhiệm đa số của các đơn vị chức năng trực thuộc;

3. Ngày, mon, năm chấm dứt vận động (so với đơnvị hình thành phông đang xong hoạt động);

4. Quy chế thao tác làm việc cùng cơ chế công tác làm việc văn thư(nêu cầm tắt lề lối thao tác, quan hệ nam nữ công tác làm việc cùng chính sách công tác làm việc văn uống thư) củacơ sở, tổ chức cùng đa số chuyển đổi đặc biệt (nếu có).

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời hạn của tư liệu.

2. Khối lượng tài liệu:

2.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………...….;

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):…………………………………..;

- Quy ra mét giá: .............. mét.

2.2. Tài liệu không giống (giả dụ có).

3. Thành phần và câu chữ của tài liệu:

3.1. Thành phần tài liệu:

- Tài liệu hành bao gồm bao gồm các nhiều loại văn uống bạn dạng,sách vở đa phần gì;

- Tài liệu không giống (tài liệu kỹ thuật, phyên hình họa ghiâm...) (trường hợp có).

3.2. Nội dung của tài liệu, nêu nắm thể:

- Tài liệu của các đơn vị chức năng tổ chức triển khai tốt nằm trong vềmặt chuyển động nào;

- Những nghành nghề dịch vụ, vụ việc hầu hết và sự kiện quantrọng gì vào buổi giao lưu của đơn vị chức năng hình thành font được đề đạt vào tài liệu.

4. Tình trạng của font hoặc khối tư liệu chỉ dẫn chỉnh lý:

4.1. Tình hình thu thập tư liệu vào lưu giữ trữcủa cơ quan, tổ chức với giao nộp tư liệu vào lưu trữ lịch sử hào hùng (ví như có);

4.2. Mức độthiếu thốn đầy đủ của phông hoặc kân hận tài liệu;

4.3. Mức độxử lý về nghiệp vụ: phân loại lập làm hồ sơ, xác minh giá trị v.v.…;

4.4. Tìnhtrạng đồ gia dụng lý của font hoặc khối hận tư liệu.

5. Công vắt thống kê lại, tra cứu (trường hợp có).

6. Nhu cầu khai thác, thực hiện tài liệu.

Phê duyệt

(của người dân có thđộ ẩm quyền hoặc người có trách nhiệm (trường hợp có))

(Ký tên)

.……., ngày tháng năm 200.….

Người biên soạn

(Ký tên)

PHỤ LỤC 4:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ

HƯỚNG DẪN PHÂNLOẠI, LẬP. HỒ SƠ

Phông.....................……...............................

Giai đoạn:.................................

I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1. Phương án phân một số loại tài liệu:

- Căn uống cđọng lịch sử vẻ vang đơn vị xuất hiện phông với lịchsử phông;

- Căn cđọng tìnhhình thực tế tư liệu của phông;

- Căn cứ đọng yêu thương cầutổ chức, bố trí cùng khai thác sử dụng tư liệu,

Tài liệu font.........................................................…… được phân các loại theocách thực hiện ………………….…………………... ; rõ ràng nlỗi sau:

I. Tên đội bự (team cơ bản) 1

1.1. Tên team vừa 1

1.1.1. Tên đội bé dại 1

1.1.2. Tên đội bé dại 2

1.1.3. Tên nhóm nhỏ tuổi 3

1.2. Tên đội vừa 2

....................................

II. Tên nhóm phệ (đội cơ bản) 2

2.1. Tên nhóm vừa 1

2.1.1. Tên đội nhỏ dại 1

2.1.2. Tên team bé dại 2

2.1.3. Tên team nhỏ 3

2.2. Tên team vừa 2

.........................................

III. Tên nhóm to (đội cơ bản) 3

3.1. Tên đội vừa 1

.........................................

3.2. Tên nhóm vừa 2

...........................................

IV. .....................................

............................................

2. Hướng dẫn ví dụ trong quy trình phân loạitài liệu:

Trong phần này, địa thế căn cứ tình hình thực tế củafonts hoặc khối hận tư liệu giới thiệu chỉnh lý, đề xuất trình diễn gần như lí giải cụ thể,rõ ràng về việc phân chia tư liệu thành những đội phệ, nhóm vừa và team bé dại đểnhững người dân tyêu thích gia phân các loại tài liệu thực hiện thống độc nhất vô nhị.

II. HƯỚNG DẪN LẬP. HỒ SƠ

Trình bày những giải đáp chi tiết về:

1. Phương thơm pháp tập thích hợp văn bản, tư liệu thành hồsơ so với đều fonts hoặc khối hận tài liệu còn sống vào tình trạng lộn xộn, chưađược lập hồ nước sơ;

2. Chỉnh sửa hoàn thành làm hồ sơ so với nhữngphông hoặc kân hận tư liệu đã làm được lập làm hồ sơ tuy nhiên còn chưa chính xác, đầy đủ(không đạt đòi hỏi nghiệp vụ);

3. Việc viết tiêu đề hồ nước sơ;

4. Việc bố trí vnạp năng lượng phiên bản, tư liệu phía bên trong hồsơ;

5. Việc biên mục làm hồ sơ.

Phê duyệt

của người có thẩm quyền hoặc người dân có trách nhiệm (trường hợp có)

(Ký tên)

.……., tháng ngày năm 200.….

Người biên soạn

(Ký tên)

PHỤ LỤC 5:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN XÁCĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Phông.....................................................

Giai đoạn:...............................

Căn uống cđọng ...... (nêu những căn cứ được áp dụng đểsoạn chỉ dẫn xác minh quý giá tư liệu fonts ......,

Việc xác định quý giá và định thời hạn bảo quản đến hồ sơ, tư liệu trong quá trình chỉnhlý phông ................. được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

A. Nhóm hồ sơ, tư liệu bảo quản lâu dài,thọ dài: liệt kê ví dụ những nhiều loại làm hồ sơ,tư liệu tất cả thời hạn bảo quản lâu dài, lâu bền hơn.

B. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm bợ thời: liệt kê ví dụ các nhiều loại hồ sơ, tư liệu cóthời hạn bảo vệ trong thời điểm tạm thời.

C. Nhóm tư liệu nhiều loại ra khỏi phông: liệtkê rõ ràng đa số các loại tư liệu loại rakhỏi font, gồm:

I.Tài liệu hết giá bán trị

II. Tài liệu trùng thừa

III. Tài liệu bị bao hàm

IV. Tài liệu không trực thuộc phông

Ngoài ra, trong vnạp năng lượng bản này, bắt buộc trình diễn nhữnghướng dẫn cụ thể, ví dụ về việc xác định quý hiếm tư liệu và định thời hạn bảoquản ngại cho từng làm hồ sơ nhằm những người tsay mê gia chỉnh lý thực hiện được thống nhất.

PHỤ LỤC 6:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNKẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

KẾ HOẠCH CHỈNHLÝ TÀI LIỆU

Phông ……..............................….

Giai đoạn:.............................

1. Mục đích, từng trải của đợt chỉnh lý

- Tổ chức công nghệ tư liệu phông .......... phụcvụ thưởng thức cai quản, bảo vệ an ninh cùng tổ chức triển khai áp dụng tài liệu của phông.

- Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tư liệu hànhbao gồm ban hành theo Cục Văn thỏng cùng Lưu trữ công ty nước.

- Bảo vệ, bảo quản bình yên tài liệu trong qu?