THƯ MỜI DIỄN GIẢ

Thư mời tham dự webinar là loại email mà các công ty sử dụng để hẹn lịch cho các khách hàng đăng kí tham dự buổi webinar. Bộ phận sale của các doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thư mời cho các khách hàng của công ty qua địa chỉ email. Thông qua thư này, các ứng viên sẽ được biết chính xác địa điểm, ngày, giờ diễn ra buổi webinar. Các nhà tiếp thị gửi email mời tham dự webinar để tăng xác suất những người tham dự tiềm năng sẽ nhấn vào và đăng ký sự kiện của họ.

Bạn đang xem: Thư mời diễn giả

Những gì cần có trong một Email mời tham dự Webinar ?

Email mời tham dự webinar của bạn cũng được sử dụng như một phương tiện quảng cáo sự kiện trực tuyến.

Tất cả chỉ nhằm giúp mọi người dễ dàng nói đồng ý và nhận thấy giá trị của họ tại đó.

Dưới đây là tất cả các thành phần phải bao gồm trong một email mời webinar của bạn:

WHAT: Tiêu đề Webinar của bạnWHEN: Thời gian tổ chức (ngày, giờ và thời lượng)WHO: Giới thiệu những người trình bày, khách mời, người dẫn chương trình, v.v.HOW: Sử dụng Call-to-action để đăng ký (nút, liên kết,..)WHY: Giá trị và kiến thức mà webinar mang lại cho người tham dự.

Bạn cần đề cập đến tất cả các chi tiết cần thiết mà Webinar có:

Vì vậy, sau khi gửi email mời tham gia Webinar, khán giả của bạn sẽ biết được những giá trị hữu ích mà webinar mang lại.

Sau khi đăng ký xong, bạn cần gửi thêm email nhắc nhở những người đăng ký của bạn về ngày diễn ra sự kiện.

Các loại email webinar

Một chiến dịch Email Webinar không bao gồm một email duy nhất. Bạn sẽ gửi nhiều email, mỗi email đều sẽ có một mục đích khác nhau.

Ở đây chúng ta sẽ đi qua từng chi tiết và thảo luận tại sao nó lại quan trọng.

Email mời tham dự Webinar

Email mời tham gia webinar của bạn thường nên được gửi trước sự kiện để mọi người biết thời gian và địa điểm tham dự hội thảo trên web.

Mục tiêu của thông báo này là thu hút được thật nhiều người đăng ký tham dự sự kiện của bạn.


*

Kết quả của việc gửi một chiến dịch Email Webinar hiệu quả sẽ được đo lương bằng số lượng người đăng ký.

Tốt nhất là bạn nên gửi email mời hội thảo trên web 2-3 tuần trước ngày tổ chức sự kiện. Bằng cách này, khán giả của bạn sẽ có thời gian sắp xếp lịch trình của họ thật phù hợp để tham gia.

Có một sự thật là.

Nếu mọi người đăng ký hội thảo trên web của bạn, điều đó không có nghĩa là họ sẽ xuất hiện. Một số người có thể quên mất nó.

Có một cách để giảm bớt tỷ lệ tham dự thấp là gửi những email nhắc nhở về ngày diễn ra hội thảo.

Email nhắc nhở tham dự Webinar

Tỷ lệ tham dự thành công có nghĩa là tỷ lệ những người đăng ký thực sự tham dự Webinar của bạn.

Theo Webinar benchmarks report, tỷ lệ tham dự hội thảo trên web trung bình là 46%.

Email nhắc nhở hội thảo giúp tăng số lượng người tham dự Webinar.

Mục đích là để nhắc nhở những người đã đăng ký sự kiện của bạn rằng sự kiện sắp diễn ra và họ nên lưu ý tham dự.

Email nhắc nhở Webinar thường có tỷ lệ mở khá cao.

Khi bạn gửi lời nhắc, bạn không chỉ nhắc họ thời gian bắt đầu hội thảo trên web mà còn đưa ra thêm lý do tại sao việc tham dự Webinar này sẽ có giá trị đối với họ.

Điều này làm tăng tỷ lệ tham dự.

Cứ sau mỗi phút, mọi người vẫn tham dự sự kiện, họ có nhiều khả năng mua hàng hơn sau buổi hội thảo của bạn.


*

Có bao nhiêu email nhắc nhở để gửi và khi nào? Đây là những gì mà bạn nên làm:

Lời nhắc đầu tiên: 5-7 ngày trước khi Webinar diễn raLời nhắc thứ hai: 1 ngày trước khi Webinar diễn raLời nhắc thứ ba: 2 giờ trước khi Webinar diễn raLời nhắc thứ tư: Khi buổi Webinar vừa bắt đầu

Nếu bạn không muốn trở thành “spammer” bằng cách gửi quá nhiều email nhắc nhở, bạn chỉ có thể gửi email nhắc nhở cuối cùng cho những liên hệ không mở bất kỳ lời nhắc nào trước đó.

Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể gửi lại email nhắc nhở cho những người chưa mở.

Email sau Webinar

Bạn nên phân loại các email sau buổi webinar của mình thành 2 nhóm:

Những người đã tham dự hội thảo trên web của bạnNhững người đã không tham dự hội thảo trên web của bạn

Điều quan trọng của việc phải phân ra 2 nhóm này vì bạn không được phép gửi cho họ các email sau hội thảo giống nhau.

Đối với những người đăng ký không tham dự, tốt nhất hãy gửi cho họ một email nêu rõ sự thật rằng họ đã bỏ lỡ hội thảo trên web của bạn và cung cấp cho họ một liên kết để xem lại.

Tuy nhiên, đối với những người đã tham dự hội thảo trên web của bạn, tốt nhất hãy gửi cho họ email “Cảm ơn bạn đã tham dự”.

Và chia sẻ liên kết để xem lại trong email cảm ơn của bạn. Những người tham dự của bạn có thể muốn chia sẻ nó với đồng đội hoặc bạn bè của họ.

Những người tham dự một khi nhìn thấy giá trị mà bạn cung cấp trong Webinar, sẽ thúc đẩy họ tiến gần đến việc mua hàng hơn.

Để tận dụng lợi thế này, bạn có thể muốn giảm giá cho những người tham dự nếu họ mua hàng trong vòng 24 giờ đầu tiên của hội thảo trên web của bạn.


*

Một phương pháp khác để tận dụng sự hào hứng của những người tham dự hội thảo trên web của bạn là mời họ tham gia cuộc gọi đối thoại trực tiếp 1-1 mà bạn có thể:

Hiểu được những thách thức mà họ đang đối mặtGiải đáp thắc mắc của họChuyển đổi họ thành khách hàng bằng cách hiển thị sản phẩm của bạn như một giải pháp

Những email này có nhiều công việc không? Không.

Hãy theo tôi đến phần nơi bạn sẽ thấy hướng dẫn từng bước về cách tạo và tự động hóa chuỗi email webinar bao gồm email mời, lời nhắc và sau hội thảo trên web.

Nhưng hiện tại, hãy xem 14 ví dụ Email Webinar hiệu quả để truyền cảm hứng cho bạn.

12 Ví Dụ Về Mẫu Email Webinar phổ biến

Bài viết này đã thu thập cho bạn 14 ví dụ về mẫu email hội thảo trên web hoạt động hiệu quả nhất để truyền cảm hứng cho bạn.

Email mời sự kiện Webinar

Tiếp thị qua email là một phần không thể thiếu trong kế hoạch tiếp thị Webinar của bạn.

Thư mời Webinar bản ngắn

Email webinar dạng ngắn cần đầy đủ thông về nội dung trình bày trong webinar, thời gian diễn ra, thông tin speaker, cách thức tham gia……

Tiếp theo là chia sẻ thông tin và nút CTA thứ hai thật nổi bật, nó nên có màu khác với nút ban đầu.

Với những cách trình bày nội khác nhau, cũng là một yếu tố tốt để kiểm tra A/B cho lời nhắc qua email webinar sắp tới.


*

Tạo hiệu ứng cho Email Webinar của bạn bằng ảnh GIF

Ngày nay, GIF là ngôn ngữ được lựa chọn cho bất kỳ thế hệ trẻ nào. Hầu hết các nhà tiếp thị sử dụng ‘Ngôn ngữ GIF’ mới để thu hút sự chú ý đến email của họ và tăng tỷ lệ nhấp vào.

Hiệu ứng của GIF giúp tăng yếu tố thú vị cho chiến dịch mà bạn không thể có với các thiết kế email tĩnh.

Adweek sử dụng một GIF động hoàn hảo cho mẫu email webinar của họ. Họ sử dụng các nút call-to-action màu đỏ trong thiết kế email của họ để cung cấp đủ độ tương phản trên phông nền trắng.


*

Bao gồm câu hỏi khơi gợi sự quan tâm của khán giả

Bạn sẽ khơi gợi nhu cầu tham gia Webinar bằng cách đặt những câu hỏi về những vấn đề mà người nhận đang gặp phải, khơi gợi rằng họ sẽ được giải đáp thắc mắc khi đến với buổi webinar. Điều đó kích thích sự quan tâm của họ về việc tham gia webinar và nhận được giá trị mà bạn đang cung cấp.

Listrak đã sử dụng một mẫu email thông báo webinar đầy màu sắc. Trong email, họ bao gồm các câu hỏi mà họ sẽ trả lời trong webinar.


Sử dụng các nút Call-to-action khác nhau

Nội dung nên ngắn và tối giản. Tiêu đề, thời gian và ngày tháng cần được sắp xếp một cách hợp lí.

Điều đáng chú ý trong email mời đào tạo B2B này là CTA ở cuối email ‘bạn có tham dự không’. Đó là một lựa chọn tốt để lặp lại CTA ‘đăng ký ngay bây giờ’ mà không cảm thấy lặp lại.


Bao gồm video trong Email Webinar của bạn

Cho dù bạn đang sử dụng nền tảng khoá học trực tuyến hay thực hiện các hội thảo trên web về giáo dục nhỏ hơn, thì sự phổ biến của nội dung video và đào tạo trực tuyến là rất tốt.

Ví dụ về thư mời webinar về hội thảo trên web trên Facebook, từ Billy Gene , anh ấy đã sử dụng tốt một video hài hước và họ đã sử dụng làm hình ảnh email của mình.

Thông tin hội thảo trên web mà họ đưa vào email cũng nhất quán.

Thu hút sự chú ý của bạn bằng một nền văn hóa vui nhộnĐề cập đến ngày và giờ chính xác của WebinarThêm 2 CTA (xem video hoặc đăng ký)

Bằng cách thêm các thành phần này, bạn sẽ tạo ra sự thôi thúc và phấn khích, dẫn đến việc tăng số lượng đăng ký.

Xem thêm: Cách Cắt Áo Bà Ba Tay Liền, Cách Cắt May Áo Bà Ba Tay Raglan

Email xác nhận đăng kí Webinar

Email xác nhận là email không thể thiếu để đảm bảo khách hàng biết được mình đã đăng ký thành công webinar hay không.

Xác nhận đăng ký Webinar

Ngay sau khi người tham dự đăng ký tham dự Webinar, bạn nên gửi email xác nhận hội thảo trên web để thông báo cho họ rằng việc đặt chỗ đã thành công.

Đảm bảo bao gồm:

Liên kết “Thêm vào lịch”Liên kết “Giới thiệu bạn bè”Liên kết hủy trong trường hợp họ thay đổi ý định.

Email nhắc nhở tham dự Webinar

Bởi cuộc sống luôn bận rộn, để đảm bảo rằng khách hàng sẽ không bỏ lỡ mất buổi tham dự Webinar thì email nhắc nhở là việc cần thiết.

Bao gồm ảnh của những người sẽ thuyết trình

Typecast đã giới thiệu người chủ trì của buổi hội thảo bằng cách cung cấp hình ảnh của họ trong thư mời.

Cách họ định dạng email cũng rất hữu ích, mọi thứ bạn cần biết trong nháy mắt, ngay khi bắt đầu.

Điều đó có thể ảnh hưởng đến quyết định của khán giả.

Ví dụ: nếu người dẫn chương trình / người tổ chức hội thảo trên web của bạn là người dẫn đầu trong ngành của bạn, mọi người sẽ tò mò muốn biết họ sẽ nói gì trong chủ đề Webinar của bạn.

Điều này có thể dẫn đến việc lượng đăng ký tham gia Webinar cao hơn.


Tạo cảm giác “gấp rút” trong email nhắc nhở của bạn

Nếu ý nghĩ viết một thư mời Webinar khiến bạn cảm thấy mất hứng thú, thì ví dụ về mẫu thư mời sau đây sẽ truyền cảm hứng cho bạn.

“Anh ấy bắt đầu bằng cách chia sẻ khi webinar diễn ra và tạo ra cảm giác cấp bách (chỉ còn một vài slot).

Từ đó, thư mờil nhắc nhở chứa một mô tả ngắn về những gì mà người tham dự có thể mong đợi. Mô tả về cách thức tham dự, những gì cần chuẩn bị trước khi tham dự webinar.


Gửi Email nhắc nhở tham dự Webinar lần cuối vào thời điểm bạn đang trực tiếp

Một số người tham dự hội thảo trên web có thể tham gia hội thảo trên web của bạn ngay khi hội thảo bắt đầu và một số có thể đang bận rộn với một thứ khác và quên mất nó.

Gửi email nhắc nhở hội thảo trên web lần cuối cùng khi webinar của bạn bắt đầu, hoạt động như một lời nhắc vào phút cuối để tăng số lượng người tham dự của bạn.

Toàn bộ mục tiêu của email nhắc nhở tham dự webinar cuối cùng này là thúc đẩy người tham dự, vì vậy hãy đảm bảo bạn bao gồm liên kết hội thảo trên web trực tiếp của mình.

Email tiếp theo sau Webinar

Để khách hàng tham gia webinar sau đó biến mất là một thất bại. Email tiếp theo sau buổi webinar diễn ra sẽ là vị cứu tinh nếu bạn muốn gia tăng kết nối mối quan hệ với khách hàng.

Trình bày sản phẩm / dịch vụ của bạn thông qua email sau buổi Webinar

SamCart trong email tiếp theo sau hội thảo trên web của họ đã sử dụng một thiết kế văn bản đơn giản.

Khách hàng tiềm năng marketing (MQL) của bản có thể là khách hàng tiềm năng để bán hàng sau hội thảo trên web của bạn. Sử dụng các email marketing sau buổi webinar để giới thiệu sản phẩm của bạn và mời những người tham dự của bạn thực hiện hành động. Đây là một ví dụ để xem SamCart đã làm điều đó như thế nào.


Phần đầu tiên của thiết kế email webinar là một văn bản đơn giản. Nhiều marketer có xu hướng sử dụng email văn bản đơn giản vì nó tải nhanh hơn, thông thường, thân thiện và thúc đẩy các liên hệ trả lời.


Ngay sau đó, một ảnh chụp màn hình webinar có khuôn mặt của Brian để những người tham dự hội thảo trên web nhận ra anh ấy.

Gửi liên kết phát lại Webinar

Phân loại danh sách email webinar của bạn để chia những người đăng ký tham dự webinar của bạn thành các nhóm dựa trên hoạt động của họ. Nó sẽ giúp bạn cung cấp các nội dung khác nhau cho tất cả các phân đoạn.

Điều này có nghĩa là bạn có thể gửi email đến những người đã xem trực tiếp hội thảo trên web của bạn với một đề nghị. Hoặc thay vào đó, bạn có thể gửi email cho những người đã bỏ lỡ hội thảo trên web của bạn kèm theo liên kết đến buổi phát lại.


Xin lỗi, chúng tôi đã bỏ lỡ bạn, ví dụ về mẫu email từ Mindvalley Academy Masterclass gửi phát lại hội thảo trên web của họ, bao gồm 4 link call-to-action và một video.

Email “Cảm ơn bạn đã tham dự

Mọi người đăng ký hội thảo trên web hoặc sự kiện của bạn là một chuyện, nhưng tham dự lại là chuyện khác.

Vì vậy, bạn nên thể hiện sự đánh giá cao họ và gửi thư cảm ơn đến những người đã dành thời gian và tham dự hội thảo trên web của bạn.

Gửi email đánh giá cao đến những người tham dự Webinar của bạn

Vishen Lakhiany đã bao gồm bản tóm tắt của webinar trong email cảm ơn của anh ấy và hiển thị nút call-to-action để đăng ký vào lớp học chính tiếp theo của mình.


Bây giờ bạn đã biết những gì cần bao gồm trong một email mời tham dự webinar của mình, hãy xem một số dòng tiêu đề của những người chiến thắng để thu hút mọi người đọc nội dung email của bạn.

19 dòng tiêu đề Email Webinar

Vì dòng tiêu đề email có tác động cao nhất đến tỷ lệ mở của bạn, đây là 25 dòng tiêu đề tốt nhất cho lời mời qua email webinar:

Đừng bỏ lỡ hội thảo trên web của tháng nàyĐừng lạc vào (date)5 điều cần chuẩn bị để (tên hội thảo trên web)Tham gia cùng tất cả những người có ảnh hưởng lớn của (chủ đề)Gặp gỡ các diễn giả của (một số chủ đề thực sự mong muốn)Cơ hội cuối cùng:Lấy vé VIP của bạn và xem chính thứcGần hết chỗ miễn phíCó 1 đối thoại 1 với (tên diễn giả)(Tên hội thảo trên web) (ngày hội thảo trên web)Bạn đã sẵn sàng cho (tên sự kiện) chưa?Tìm hiểu tất cả bí mật của (người nói)!Hội thảo trên web miễn phí: (chèn tên hội thảo trên web)Ngày cuối cùng để đăng ký Webinar miễn phí của chúng tôi!(Tên Webinar) đang bán hết!Xin nhắc lại, hãy tham gia với chúng tôi tại (tên Webinar)Đừng bỏ lỡ nàyGặp chúng tôi tại (tên Webinar)Đặt chỗ cho (tên Webinar)

Cách tạo chuỗi email thông báo Webinar

Để gửi thông điệp được cá nhân hóa tới những người tham dự hội thảo trên web của bạn trên quy mô lớn. Bạn sẽ phải tạo một chuỗi email tự động. Chuỗi email webinar sẽ giống như sau, bạn có thể tạo một chuỗi email trong 4 bước.


Bước 1: Chọn thời điểm kích hoạt email của bạn

Được thêm vào danh sách email webinar của bạnGửi biểu mẫu đăng ký trên trang web của bạnNhấp vào liên kết trong emailNhận một thẻ.

Điều đầu tiên, bạn cần chọn trình kích hoạt của mình và chọn thời điểm bạn muốn gửi email.

Trình kích hoạt cho phép bạn bắt đầu tự động hóa email và áp dụng các hành động cho người đăng ký của bạn.

Sử dụng trình kích hoạt để theo dõi các cam kết trước đó từ các địa chỉ liên hệ và đạt được các mục tiêu hội thảo trên web.

Bước 2: Tạo chuỗi Email webinar tự động

Tự động hóa tiếp thị qua email cho phép bạn gửi tin nhắn email được cá nhân hóa trên chế độ tự động.

Áp dụng khoảng thời gian chờ giữa chuỗi email của bạn. Bạn không muốn gửi tất cả 3 hoặc 4 email trong 24 giờ đầu tiên.

Bước 3: Áp dụng các điều kiện để tiết kiệm thời gian của bạn

Giả sử bạn đã kích hoạt gửi email đầu tiên của chuỗi webinar khi một liên hệ điền vào biểu mẫu. Bạn gửi cho họ một email xác nhận để xác nhận đăng ký của họ trong vòng 48 giờ.


Điều đó giúp bạn phân loại địa chỉ liên hệ của mình dựa trên đăng ký được xác nhận và những người chưa đăng ký. Sau đó, tự động hóa phần còn lại của chuỗi email hội thảo trên web dựa trên nó.

Quan trọng: Hãy áp dụng “khoảng thời gian chờ đợi” trước khi bạn đặt điều kiện của mình.

Cho các liên hệ của bạn một thời gian để tương tác với email của bạn. Nó cũng sẽ giúp bạn chính xác hơn khi phân đoạn.

Sau khoảng thời gian xác nhận, hãy áp dụng điều kiện “ Đã nhấp vào liên kết trong email ”, điều này sẽ phân chia tự động hóa của bạn cho hai nhánh, nhánh “ Có ” và nhánh “ Không ”.

Sau email đầu tiên bao gồm CTA để xác nhận đăng ký, hãy áp dụng một điều kiện để phân loại những người “đã xác nhận” và những người “chưa xác nhận”.

Người dùng chuyển sang nhánh “ Có ” nếu họ đã nhấp vào CTA xác nhận trong email đầu tiên. Trong nhánh này, các liên hệ nhận được email xác nhận hội thảo trên web với thông tin thêm.

Ngoài ra, một email nhắc nhở vào ngày hội thảo trên web để đảm bảo họ tham dự hội thảo đó.

Những liên hệ không xác nhận đăng ký, sẽ nhận được một email khác với ngày diễn ra hội thảo trên web sắp tới.

Đó là một chuỗi email hội thảo trên web đơn giản. Nó hoàn toàn có thể tùy chỉnh và bạn luôn có thể điều chỉnh nó cho phù hợp với mục tiêu hội thảo trên web của mình.

Bước 4: Phân loại danh sách email của bạn với gắn thẻ liên hệ

Khi tạo quy trình làm việc qua email webinar, hãy sử dụng tính năng gắn thẻ liên hệ để phân loại các địa chỉ liên hệ của bạn.

Gắn thẻ liên hệ là thông tin dựa trên hành vi mà bạn thêm vào dữ liệu liên hệ của mình, chẳng hạn như:

Đã tham dự một hội thảo trên web cụ thể,Đã tải xuống một sách điện tử cụ thể,Đăng ký một khóa học qua email,Trở thành người dẫn đầu,..

Bạn có thể suy nghĩ các hành vi khác nhau với tư cách là một nhóm. Hoặc, hãy làm theo các trường hợp sử dụng này để biết cách sử dụng tính năng gắn thẻ liên hệ trong phần mềm tự động hoá email.

Gắn thẻ giúp bạn:

Tránh gửi thư rác cho người đăng ký của bạnBiết họ quan tâm đến loại nội dung nàoPhân loại theo hành vi của chúngVà xác định giai đoạn vòng đời của chúng

Tiêu tốn khá nhiều năng lượng để xử lý marketing qua email của bạn trong khi bạn đang bận rộn chuẩn bị buổi hội thảo trên web một cách tốt nhất.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và tài nguyên và phụ thuộc vào cách tự động hóa tiếp thị qua email có thể hỗ trợ bạn tận dụng tối đa các hội thảo trên web của mình.

Mautic sẽ giúp bạn gửi tin nhắn được cá nhân hóa đến những người ở các giai đoạn vòng đời khác nhau. Vì đây là marketing qua email theo hành vi, bạn có thể di chuyển khách hàng tiềm năng của mình trong kênh và giữ cho ROI của bạn ở mức tích cực.

Nếu bạn cần tư vấn thêm vềgiải pháp Marketing Automationcho doanh nghiệp của bạn, nhấp request demo tại đây.