Tìm Việc Làm Tổ Chức Sự Kiện

Nhân viên Tổ chức sự kiện tại Hà Nội (129)Nhân viên Tổ chức sự kiện tại Hồ Chí Minh (119)Nhân viên Tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng (15)Nhân viên Tổ chức sự kiện tại Hải Phòng (13)Nhân viên Tổ chức sự kiện tại Khác (10)Nhân viên Tổ chức sự kiện tại Bình Dương (7)


Nhân viên tổ chức sự kiện hay còn gọi là người làm event - một nghề thật sự đặc biệt, nó có thể mang đến cho các bạn nhiều trải nghiệm cuộc sống hơn bất cứ một nghề nào. Không những thế nhân viên tổ chức sự kiện còn là mắt xích quan trọng trong chu trình quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm khách hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp, chính vì vậy kỹ năng mềm là điều vô cùng quan trọng trong công việc này.

MỤC LỤC: I. Tổng quan về việc làm nhân viên tổ chức sự kiện II. Nhân viên tổ chức sự kiện cần thành thạo những kỹ năng gì? III. Cơ hội và thách thức của nhân viên tổ chức sự kiện IV. Làm thế nào để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện? V. Nhân viên tổ chức sự kiện chỉ phù hợp với người năng động? VI. Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện có vất vả không?


*
Công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

I. Tổng quan về việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

1. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện là người chịu trách nhiệm thực hiện từ A đến Z các hoạt động tổ chức sự kiện nhằm đưa sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Đây là điểm sáng trong kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp.

2. Nhân viên tổ chức sự kiện làm những công việc gì?

2.1. Trước sự kiện diễn ra Lập và thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện theo chỉ dẫn của Giám đốc sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện có trách nhiệm thực hiện và báo cáo các nhiệm vụ Giám đốc sự kiện giao phó. Điều này giúp cho việc quản lý và theo dõi chất lượng các đầu việc dễ dàng hơn. ​Lập và thực hiện kế hoạch truyền thông cho sự kiện: Một sự kiện thành công cần đảm bảo thu hút càng nhiều sự quan tâm của khách hàng càng tốt. Bởi vậy, một kế hoạch truyền thông cần được đầu tư thực hiện như thiết kế video trailer thật ấn tượng về sự kiện, thiết kế poster quảng cáo, tờ rơi,... và đăng tải lên các nhóm quan tâm hay những địa điểm công cộng thu hút sự chú ý của nhiều người. Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện: Tùy thuộc vào lĩnh vực, tính chất và quy mô của sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần chọn lựa không gian phù hợp để sự kiện diễn ra thành công và thu hút sự chú ý của những người qua đường và người dân trong khu vực. Sắp xếp và trang trí các bục sân khấu và bàn ghế đủ cho số lượng khách mời: Sân khấu ấn tượng mà gần gũi và bàn ghế đủ cho diễn ra và khách mời sẽ khiến sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn. Đặt lịch hẹn diễn giả hoặc MC để trao đổi và thương thảo các thông tin về sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện cần thông báo cho MC hoặc diễn giả các thông tin về sự kiện như kế hoạch nội dung chi tiết, số lượng khách mời và người tham gia sự kiện để sự kiện diễn ra thành công trọn vẹn. Đặc biệt, để tăng thêm phần kịch tính và mới mẻ cho sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần lưu ý với MC/khách mời về chương trình trò chơi và phần trao quà cùng các ưu đãi của doanh nghiệp trong sự kiện. Đón tiếp khách mời và khách hàng tham gia chu đáo: Khách mời và khách hàng đều là những nhân vật trung tâm của sự kiện. Bởi vậy, việc đón tiếp họ chu đáo sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng, ấn tượng và được truyền cảm hứng tin dùng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp Kiểm tra chất lượng của các thiết bị kỹ thuật: Các thiết bị kỹ thuật như mic, máy tính có kết nối máy chiếu, tín hiệu wifi hay thậm chí là hệ thống điều hòa cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện. Gửi thông báo cho diễn giả, khách mời và khách hàng tham dự chương trình trước ngày sự kiện diễn ra: Trước ngày diễn ra sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần gửi email cùng tin nhắn SMS cho khách hàng nhằm xác nhận một lần nữa về thời gian, địa điểm cùng nội dung sơ lược các phần của chương trình. Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng và ấn tượng về tác phong chu đáo, chuyên nghiệp của nhân viên tổ chức chương trình. Đảm bảo ổn định chỗ ngồi cho diễn giả/MC, khách mời và khách hàng tham gia, nhắc nhở mọi người tắt chuông điện thoại và tích cực tham gia đóng góp ý kiến cho sự kiện. 2.2. Trong khi sự kiện diễn ra Ổn định trật tự để bài phát biểu của MC và diễn giả không bị gián đoạn: Không gian tĩnh lặng và những ánh mắt chăm chú sẽ khiến diễn giả/MC được tôn trọng và làm tốt vai trò truyền cảm hứng tới các đối tượng khách hàng quan tâm. Tham gia trở thành hoạt náo viên sự kiện: Để thay đổi không khí sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần kết nối và tăng tính tương tác giữa khách hàng tham gia và khách mời để sự kiện trở nên hứng thú với thông tin trong sự kiện. Đặc biệt, điểm nhấn của một sự kiện là phần đặt câu hỏi cho diễn giả. Thực hiện ghi lại các hình ảnh và video về tiến trình của sự kiện: Tính năng chia sẻ đa phương tiện và bình luận của mạng xã hội sẽ khiến sự kiện được lan tỏa rộng rãi. Bởi vậy, các video và hình ảnh chất lượng HD về sự kiện sẽ là những "vũ khí" truyền thông mạnh mẽ.

*

Nhân viên tổ chức sự kiện cần đáp ứng yêu cầu công việc gì?

2.3. Sau khi sự kiện diễn ra Gửi bảng khảo sát nhằm thu nhận phản hồi của khách hàng: Tỷ lệ khách hàng đặt câu hỏi quan tâm đến sản phẩm đều có thể là khách hàng tiềm năng. Vì thế, việc lập bảng khảo sát sẽ giúp bạn tối ưu hóa việc tiếp nhận và xử lý các phản hồi của khách hàng. Hiệu đính và chia sẻ video và hình ảnh về sự kiện lên trang web chính thức và mạng xã hội của doanh nghiệp: Hiệu quả của hoạt động truyền thông doanh nghiệp phản ánh bằng lượng view của trang web chính thức và mạng xã hội của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi nhân viên truyền thông cần liên tục cập nhật các hình ảnh và video về các hoạt động đa dạng của tổ chức. Thu dọn địa điểm tổ chức sự kiện: Khi sự kiện kết thúc, nhân viên tổ chức sự kiện cần dọn dẹp sân khấu và hoàn lại địa điểm cho chủ cho thuê. Một sự kiện thành công đến phút cuối sẽ đảm bảo niềm vui trọn vẹn cho tất cả nhân viên trong phòng tổ chức sự kiện.

3. Tiêu chí đánh giá KPI của nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Dưới đây là các tiêu chí đánh giá KPI của nhân viên tổ chức sự kiện:

Tỷ lệ đăng kí làm thủ tục check - in. Mức độ hài lòng của khách hàng tham dự. Tỷ lệ khách hàng gửi câu hỏi quan tâm sau sự kiện. Tỷ lệ khách hàng tương tác trên mạng xã hội của doanh nghiệp. Doanh thu trung bình của doanh nghiệp.

II. Nhân viên tổ chức sự kiện cần thành thạo những kỹ năng gì?

1. Giao tiếp thành thạo

Nhân viên tổ chức sự kiện cần giao tiếp tự tin bằng lời và thành thạo bằng văn bản để trở thành những "đại sứ truyền cảm hứng" cho khách hàng tham dự sự kiện. Đồng thời, giao tiếp thành công sẽ khiến nhân viên tổ chức sự kiện mở rộng các mối quan hệ đối ngoại và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Các bạn cùng tìm hiểu Kỹ năng giao tiếp - một trong số những bước đệm tạo đà thăng tiến trong sự nghiệp để nhanh chóng có được thành công nhé.

*

Những kỹ năng cơ bản mà nhân viên tổ chức sự kiện cần có là gì?

2. Kỹ năng quản lý thời gian

Nhân viên tổ chức sự kiện cần đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn. Bởi vậy, nhân viên tổ chức sự kiện cần lập kế hoạch và thực hiện ưu tiên các nhiệm vụ để tránh bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào cho dù là một chi tiết nhỏ nhất như làm vệ sinh các bình nước và cốc nước phục vụ sự kiện,... Các bạn cùng tìm hiểu Kỹ năng quản lý thời gian sẽ mang đến hiệu quả công việc diễn ra dễ dàng và đạt kết quả tốt nhất.

Bạn đang xem: Tìm việc làm tổ chức sự kiện

3. Kỹ năng chiến lược và khả năng lãnh đạo

Nhân viên tổ chức sự kiện cần quản lý các hoạt động của sự kiện nằm trong khuôn khổ ngân quỹ và đảm bảo thực hiện chuyên nghiệp từ A đến Z quy trình tổ chức sự kiện, đồng thời lường trước và tiến hành giải quyết các rủi ro gặp phải khi sự kiện được tiến hành. Kỹ năng lãnh đạo là yếu tố quyết định đến sự thành công của một người, chính vì thế các bạn hãy cùng tìm hiểu chi tiết kỹ năng này để ứng dụng cho công việc được hiệu quả hơn.

4. Ý tưởng đột phá

Nhân viên tổ chức sự kiện thường xuyên tư duy và thực hiện các ý tưởng sáng tạo, tạo điểm nhấn trong chiến dịch truyền thông. Để có được ý tưởng đột phá các bạn cũng có những kỹ năng tư duy sáng tạo để có thể đưa ra những ý tưởng mới mẻ tạo sự hấp dẫn và thích thú. Chắc chắn những người có kỹ năng tư duy sáng tạo sẽ được nhà tuyển dụng ưu ái và lựa chọn, các bạn cùng tìm hiểu nhé.

Xem thêm: Ý Nghĩa Hoa Tigon Và Sự Tích Hoa Tigon ), Sự Tích Hoa Tim Vỡ (Hoa Ti Gôn)

5. Thành thạo công nghệ

Bên cạnh sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Microsoft, phần mềm thuyết trình Power Point và bảng tính Excel, nhân viên tổ chức sự kiện cần hiểu biết và sử dụng thông thạo máy quay và chụp ảnh chuyên nghiệp đồng thời có khả năng biên tập video và hiệu đính hình ảnh. Ngoài ra, nhân viên tổ chức sự kiện cần tận dụng tính năng chia sẻ đa phương tiện và bình luận của mạng xã hội để khiến sự kiện lan tỏa rộng rãi trong cộng đồng. Chính vì thế, kỹ năng công nghệ rất cần thiết đối với công việc, các bạn hãy cùng tham khảo ngay nhé.

6. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

7. Kỹ năng làm việc nhóm

Nhân viên tổ chức sự kiện không làm việc độc lập mà cần phối hợp với nhau và các phòng ban khác như phòng nội dung, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh,... để tối ưu hóa các nhiệm vụ nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Thực tế Kỹ năng làm việc nhóm không thể thiếu để hoàn thành công việc được giao, khi có người hỗ trợ và đồng hành hứa hẹn sẽ đem đến sự thành công cho các bạn.

8. Kỹ năng làm việc đa nhiệm

Khi lập kế hoạch cho các sự kiện, sẽ có rất nhiều việc phải làm. Do vậy, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có khả năng làm nhiều công việc như đàm phán hợp đồng khách sạn, gặp gỡ khách hàng để thảo luận về các khách mời tiềm năng, đặt nguyên liệu, lựa chọn loại hình giải trí khi sự kiện diễn ra,... Do vậy, bên cạnh việc có thể làm được nhiều nhiệm vụ trong quá trình làm việc thì điều quan trọng hơn là nhân viên tổ chức sự kiện phải biết cách bố trí, sắp xếp và ưu tiên các công việc để không bị bỏ sót nhiệm vụ nào. Hãy giữ cho bản thân thật bình tĩnh và linh hoạt mọi việc.

*